8 Bí quyết quản lý cửa hàng tiện lợi hiệu quả

Bạn đang kinh doanh cửa hàng tạp hoá nhưng gặp vấn đề trong việc quản lý? Bạn mong muốn có phương pháp quản lý giá cả và sản phẩm hiệu quả, khoa học? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ Top 8 cách quản cửa hàng tiện lợi tốt nhất trong năm 2023.

1. Quản lý sản phẩm và giá bán hàng tạp hoá

Quản lý là một phần quan trọng trong hoạt động của mọi tổ chức và nhóm. Bất kể đó là một tổ chức lớn, doanh nghiệp, tổ chức chính phủ, công ty hay một nhóm nhỏ, việc quản lý là cần thiết để đảm bảo hoạt động diễn ra thuận lợi. Công việc quản lý bao gồm các hoạt động nhằm hỗ trợ chiến lược của tổ chức hay nhóm để đạt được mục tiêu chung.

Quản lý cửa hàng tiện lợi

Trong việc quản lý một cửa hàng tạp hóa, tương tự như vậy, nhiệm vụ bao gồm:

• Vận hành cửa hàng tuân thủ các quy trình được đề ra.
• Hỗ trợ người quản lý hoặc chủ cửa hàng để có cái nhìn rõ ràng về tình hình kinh doanh.
• Quản lý hàng hóa bao gồm kiểm soát và theo dõi các hoạt động liên quan đến sản phẩm trong cửa hàng. Điều này bao gồm công việc tổ chức và sắp xếp hàng hóa trên kệ, quản lý cách bảo quản và giám sát số lượng hàng hóa để đảm bảo cung cấp hàng hóa liên tục và chính xác.

Hầu hết các chủ cửa hàng tạp hóa ở Việt Nam hiện nay vẫn bán hàng dựa trên trí nhớ cá nhân. Trung bình, một cửa hàng tạp hóa có khoảng 700 mã hàng hóa và hàng ngàn sản phẩm khác nhau. Mỗi mã hàng hóa có giá bán riêng. Tuy tình trạng chủ cửa hàng tạp hóa có khả năng nhớ giá và tên sản phẩm khá phổ biến ở Việt Nam, nhưng ở giai đoạn đầu, họ cần phải ghi nhớ nhiều và cần thời gian bán hàng để nhớ.

Đồng thời, không phải lúc nào họ cũng có thể có mặt tại cửa hàng. Nếu quy mô mở rộng, cửa hàng sẽ cần thuê thêm nhân viên bán hàng và nhân viên sắp xếp hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đặc biệt là trong các dịp lễ, Tết,…

Để tự động hóa và thống nhất các công việc quản lý trong một hệ thống, giải pháp phần mềm quản lý bán hàng tạp hóa có thể được áp dụng. Với phần mềm quản lý, không cần phải ghi nhớ mã sản phẩm, giá bán, số lượng tồn kho… một cách cá nhân.

Không nên bỏ qua: Bí quyết quản lý danh mục sản phẩm: Tăng doanh số bán hàng một cách hiệu quả

2. Sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng tiện lợi

Việc lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng phù hợp phụ thuộc vào sự đa dạng của các mặt hàng kinh doanh và quy mô của cửa hàng. Mento.vn là một phần mềm quản lý bán hàng trực tuyến được đánh giá cao và phù hợp cho các mô hình chuỗi bán lẻ ở Việt Nam. Phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa Mento.vn cung cấp các giải pháp công nghệ tích hợp cho việc quản lý sản phẩm, quản trị cửa hàng từ xa, xử lý đơn hàng, lưu trữ dữ liệu khách hàng, báo cáo doanh thu và nhiều tính năng khác.

Mento phần mềm quản lý cửa hàng tiện lợi

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp chủ cửa hàng dễ dàng hơn trong quá trình kinh doanh. Cho dù quy mô của cửa hàng là lớn hay nhỏ, Mento.vn vẫn là một lựa chọn phù hợp. Bạn có thể liên hệ hotline hoặc website Mento.vn để nhận được nhân viên tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng và phù hợp.

Mento.vn là một phần mềm quản lý bán hàng được nhiều người dùng ưa chuộng nhờ các ưu điểm nổi bật sau:

• Quản lý kho: Thực hiện xuất/nhập kho, kiểm tra hàng tồn kho. Tích hợp với các đối tác vận chuyển và giao hàng, hỗ trợ đối soát tiền thu hộ COD. Người dùng có thể thiết lập hạn mức tồn kho tối thiểu để nhận nhắc nhở khi cần nhập hàng mới.
• Dự báo nhập hàng: Dựa trên tình hình tồn kho thực tế và tốc độ bán hàng, phần mềm dự báo số lượng hàng cần nhập.
• Phân quyền làm việc: Cho phép phân quyền theo vị trí công việc, như nhân viên kiểm kho, nhân viên bán hàng, nhân viên thu ngân,…
• Bán hàng: Hỗ trợ quét mã vạch sản phẩm để kiểm tra thông tin, tính tiền và in hóa đơn một cách chính xác và nhanh chóng. Kết nối với két tiền.
• Quản lý sản phẩm: Cho phép nhanh chóng nhập thông tin và giá bán sản phẩm. Hỗ trợ nhập và xuất dữ liệu bằng Excel. Tra cứu thông tin sản phẩm dễ dàng theo danh mục, giá, số lượng tồn kho, thương hiệu,…
• Quản lý nhân viên: Chủ cửa hàng có thể phân quyền theo từng nhân viên phù hợp với vị trí công việc.
• Báo cáo doanh số: Tạo báo cáo doanh số cuối ngày và tính hoa hồng cho nhân viên thu ngân, nhân viên kiểm kho, nhân viên bán hàng, nhân viên chăm sóc khách hàng,… Kiểm soát tính năng sửa giá bán và chiết khấu một cách chặt chẽ.

3. Tính tiền nhanh khi đông khách

Phương pháp “tính rợ” là cách thức mà hầu hết các chủ cửa hàng tạp hóa ở Việt Nam sử dụng để tính tiền cho khách hàng. Do các mặt hàng tạp hóa thường có phép tính đơn giản như cộng, trừ, nhân, chia, nên không cần sử dụng máy tính. Một số cửa hàng lớn có thể sử dụng máy tính cầm tay để tránh nhầm lẫn và tính sai tiền. Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng nhớ chính xác giá cả, nhập đúng vào máy tính, và tính toán đúng tổng số tiền.

Quản lý tồn kho hàng tạp hoá bằng nguyên tắc FIFO

Với phần mềm quản lý bán hàng Mento.vn, bạn không cần phải tính toán nhẩm hoặc nhớ giá sản phẩm. Máy quét mã vạch sẽ đọc thông tin và giá bán, sau đó hóa đơn sẽ hiển thị và tự động tính tiền cho khách hàng trên phần mềm quản lý. Giải pháp này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính toán chính xác, hiệu quả trong quá trình bán hàng.

Tham khảo ngay: Quản lý rủi ro tài chính cho doanh nghiệp sản xuất như thế nào

4. Quản lý tồn kho hàng tạp hoá bằng nguyên tắc FiFo

Nguyên tắc First in First Out, viết tắt là FIFO, áp dụng nguyên tắc “Nhập trước xuất trước”. Đây là một phương pháp quản lý tài sản được các doanh nghiệp sử dụng nhằm giảm thiểu sự lỗi thời của hàng hóa và giúp xác định giá trị hàng tồn kho một cách chính xác. Với FIFO, hàng hóa được sản xuất hoặc mua trước sẽ được ưu tiên xuất bán trước.

Phương pháp FIFO cho phép các công ty theo dõi chi phí hàng tồn kho một cách chính xác. Nguyên tắc “nhập trước xuất trước” cũng giúp doanh nghiệp có thể bù đắp tác động của lạm phát đối với giá trị của các tài sản chưa được bán. Trong kế toán doanh nghiệp, giá vốn hàng tồn kho là một khoản chi phí được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán, phản ánh lợi nhuận công ty thu được từ việc bán hàng tồn kho.

Ưu điểm của phương pháp “Nhập trước, xuất trước” (FIFO) bao gồm:

• Độ chính xác cao: Phương pháp FIFO mang lại độ chính xác tốt nhất và hiệu quả nhất trong việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Bằng cách xuất bán hàng tồn kho cũ nhất trước, giúp đảm bảo tính chính xác và thực tế của hệ thống hàng tồn kho.
• Quản lý chi phí hàng tồn kho: Phương pháp FIFO cho phép hiển thị chi phí hàng tồn kho một cách rõ ràng và thực tế. Khi bán hàng tồn kho cũ nhất trước, dòng chi phí dự kiến và dòng hàng hóa thực tế được tối ưu hóa, tạo ra sự hiệu quả về chi phí và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
• Giảm tác động của lạm phát: Điểm mạnh quan trọng nhất của phương pháp FIFO là giảm tác động của lạm phát lên chi phí hàng tồn kho. Khi bán hàng tồn kho cũ hơn trong thời gian kinh tế đang lạm phát, chi phí sẽ thấp hơn và lợi nhuận từ hàng tồn kho được tối đa hóa.
• Giảm sự lỗi thời: Hàng tồn kho lỗi thời là một vấn đề phức tạp và khó xử lý. Phương pháp FIFO giúp giảm thiểu sự lỗi thời này bằng cách đảm bảo hàng nhập trước sẽ được bán trước, tránh tình trạng hàng tồn kho hết hạn sử dụng, bảo quản không đảm bảo chất lượng, hoặc hư hỏng.

Với tính chất đa dạng của hàng hóa trong cửa hàng tạp hóa, áp dụng phương pháp FIFO sẽ giúp quản lý kho hàng một cách hiệu quả và tối ưu.

5. Báo cáo lãi lỗ thống kê theo ngày

Việc quản lý cửa hàng tạp hóa trở nên phức tạp và đòi hỏi nhiều công việc khi phải chờ đến cuối tháng mới tổng kết cổ sách. Để giải quyết vấn đề này, cửa hàng tạp hóa nên thực hiện tổng kết doanh thu theo ngày, tuần và tháng. Họ cần tính toán lãi lỗ kinh doanh vào cuối ngày để biết được số dư thu được, chi tiêu đã thực hiện, cũng như việc nhập hàng mới.

Rất nhiều người không thể quản lý cửa hàng hiệu quả vì họ không quyết toán sổ sách và không biết chính xác lãi lỗ của mình. Ngoài ra, các chi phí thường không được ghi chính xác hoặc bị quên. Vì vậy, trong quá trình quản lý cửa hàng, việc nhập thông tin vào phần mềm quản lý bán hàng là điều cần thiết để có thể tạo ra báo cáo cuối ngày cho cửa hàng.

Đọc thêm: Cách quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp bán lẻ

6. Lắp đặt Camera quản lý kho cửa hàng

Hiện nay, việc lắp đặt camera đã trở thành một yếu tố quan trọng trong hầu hết các mô hình kinh doanh. Hệ thống camera an ninh giúp theo dõi và quản lý hàng hóa một cách hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng truy xuất hình ảnh để xem thông tin về việc khách hàng ra vào, hoạt động của nhân viên bán hàng, quá trình nhập hàng hóa và xuất kho, và nhiều hoạt động khác liên quan.

Lắp đặt Camera quản lý kho cửa hàng

Đương nhiên, khi lắp đặt camera, chúng ta cần định rõ vị trí để có thể quan sát toàn cảnh và xem xét số lượng camera phù hợp. Việc lựa chọn camera chất lượng cao là điều quan trọng, đảm bảo chúng có khả năng ghi âm và cung cấp hình ảnh rõ nét không chỉ ban ngày mà còn cả ban đêm.

7. Ghi chú công nợ nhà cung cấp

Cửa hàng tạp hóa thường phải nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để đáp ứng nhu cầu và đảm bảo số lượng hàng hóa. Trong quá trình này, chúng ta thường gặp trường hợp thanh toán trực tiếp cho một số đơn hàng, trong khi đối với những đơn hàng khác, chúng ta tính vào công nợ.

Thay vì ghi chép công nợ trên sổ sách truyền thống, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp quản lý công nợ một cách hiệu quả hơn. Chúng ta có thể dễ dàng thống kê và xem chi tiết các đơn hàng nợ, giúp quản lý công nợ một cách khoa học và chính xác.

Đừng bỏ lỡ: Top 6 phần mềm quản lý công nợ hiệu quả và tối ưu trên thị trường

8. Xuất hoá đơn bán hàng cụ thể

Khi tuyển dụng nhân viên cho cửa hàng tạp hóa, quy định rõ ràng là cần yêu cầu người bán hàng phải in hóa đơn cho khách hàng. Việc này rất quan trọng để tránh sai sót trong quản lý tồn kho và mất doanh số. Để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ, chúng ta cần thống nhất và đưa ra quy định rõ ràng trước khi nhân viên bắt đầu công việc.

Thông qua bài viết trên, Mento đã chia sẻ đến các bạn Top 8 phương pháp quản lý cửa hàng tiện lợi tốt nhất năm 2024. Hy vọng những phương pháp quản lý mà Mento.vn đã chia sẻ đóng góp vào việc phát triển kinh doanh của mọi người. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn các bạn đã đọc bài viết!