Quản lý tin nhắn Fanpage là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả bán hàng Online trên nền tảng này. Để tránh bỏ sót tin nhắn từ khách hàng và đảm bảo không mất cơ hội bán hàng, bạn cần áp dụng các biện pháp quản lý inbox fanpage hiệu quả. Bài viết dưới đây, Mento chia sẻ đến các bạn một cách quản lý tin Fanpage tốt để các bạn tham khảo nhé.
1. Tại sao nên quản lý tin nhắn fanpage?
Quản lý tin nhắn fanpage đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp cận và tương tác với khách hàng, giúp giải đáp thắc mắc, tư vấn và hoàn tất quá trình bán hàng. Môi trường mua sắm của khách hàng ngày nay có tính phức tạp, tuy nhiên, việc phản hồi tin nhắn từ khách hàng trong thời gian ngắn vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng đánh giá tích cực về dịch vụ mà bạn cung cấp.
Hiểu được tâm lý mua hàng của khách hàng, việc phản hồi nhanh chóng và chính xác các tin nhắn thắc mắc là yếu tố quan trọng để tạo sự hài lòng cho khách hàng.
Tại sao nên quản lý tin nhắn Fanpage
Hãy tưởng tượng rằng một khách hàng có mong muốn hỏi thông tin về sản phẩm bạn đang bán, nhưng do bạn trả lời chậm hoặc bỏ sót tin nhắn của họ do lượng tin nhắn từ khách hàng khác quá lớn. Điều này đồng nghĩa với việc bạn đã tạo cơ hội cho đối thủ của mình chiếm lấy khách hàng này.
Đó là lý do tại sao quản lý tin nhắn trên fanpagưe Facebook bán hàng là một công việc quan trọng. Nó giúp bạn kiểm soát và phát triển fanpage của mình, thu hút được nhiều khách hàng hơn và tạo ra một trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
>>> Đọc thêm: Top 13 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất hiện nay
2. Tuyệt chiêu quản lý tin nhắn fanpage hiệu quả
Quản lý inbox fanpage không phải là một công việc dễ dàng, đặc biệt là khi bạn có một số lượng lớn khách hàng trên fanpage. Việc kiểm tra tin nhắn hàng ngày là điều cần thiết. Tuy nhiên, việc kiểm tra tin nhắn một cách thủ công là mất thời gian và tốn nguồn lực, đồng thời cũng có thể dẫn đến sai sót.
May mắn là Facebook đã cung cấp các tính năng mới để hỗ trợ người bán hàng quản lý tin nhắn fanpage hiệu quả hơn. Hãy cùng tìm hiểu các bước quản lý inbox fanpage dưới đây để làm việc hiệu quả hơn.
Tuyệt chiêu quản lý tin nhắn fanpage hiệu quả
2.1. Cách cài đặt trả lời tin nhắn trên Facebook
Đầu tiên, để quản lý inbox fanpage hiệu quả, bạn cần thực hiện một số bước cài đặt. Truy cập vào fanpage của bạn và sau đó chọn mục “Hộp thư” trong cột bên trái màn hình.
Sau khi chọn “Hộp thư”, màn hình sẽ hiển thị giao diện quản lý tin nhắn, bao gồm:
- Tất cả tin nhắn: Đây là nơi tổng hợp các tin nhắn từ cả Facebook và Instagram (nếu bạn đã kết nối tài khoản Instagram với fanpage).
- Danh sách khách hàng inbox: Đây là danh sách các khách hàng đã gửi tin nhắn tới fanpage của bạn. Bạn có thể xem và quản lý các tin nhắn từ từng khách hàng tại đây.
Việc sử dụng giao diện quản lý tin nhắn này sẽ giúp bạn tiếp cận và phản hồi nhanh chóng đối với tin nhắn từ khách hàng trên fanpage của mình.
Cách cài đặt trả lời tin nhắn trên Facebook
Bạn có thể nhấp vào tin nhắn của bất kỳ khách hàng nào để xem phần trò chuyện giữa khách hàng và fanpage. Bên cạnh đó, trên cột bên phải màn hình, bạn sẽ thấy một khối giới thiệu và các tính năng hữu ích để quản lý tin nhắn dễ dàng, bao gồm:
- Chuyển đến thư mục “Xong”: Khi bạn đã hoàn thành trò chuyện với khách hàng, bạn có thể chuyển cuộc trò chuyện này vào thư mục “Xong” để giữ cho hộp thư gọn gàng.
- Xóa cuộc trò chuyện: Nếu bạn không cần giữ lại cuộc trò chuyện này, bạn có thể xóa nó để làm sạch hộp thư.
- Chuyển cuộc trò chuyện vào thư mục spam: Nếu bạn xác định rằng cuộc trò chuyện này là spam, bạn có thể chuyển nó vào thư mục spam.
- Đánh dấu chưa đọc: Nếu bạn muốn nhận biết những tin nhắn chưa đọc, bạn có thể đánh dấu chúng để không bỏ sót bất kỳ tin nhắn nào.
- Đánh dấu là theo dõi: Nếu bạn muốn theo dõi cuộc trò chuyện này hoặc cần lưu ý đối tượng khách hàng cụ thể, bạn có thể đánh dấu cuộc trò chuyện là theo dõi.
Các tính năng này sẽ giúp bạn phân loại và quản lý tin nhắn một cách dễ dàng, đặc biệt là để đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn nào từ khách hàng.
>>>Tham khảo bài viết: Top 11+ Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng Facebook Tốt Nhất Năm 2023
2.2. Tin nhắn tự động trên fanpage
Nếu bạn không thể trả lời tin nhắn của khách hàng ngay lập tức mà không muốn để họ chờ đợi quá lâu, bạn có thể sử dụng tính năng “Hỗ trợ phản hồi” trên Facebook. Khi sử dụng tùy chọn này, bạn có thể tạo sẵn câu trả lời cho tin nhắn nhanh chóng khi có bất kỳ ai nhắn tin đến fanpage của bạn.
Tin nhắn tự động trên fanpage
Với tính năng này, bạn không cần lo lắng về việc bỏ lỡ khách hàng. Facebook sẽ tự động cung cấp cho bạn một câu trả lời mặc định. Bạn có thể giữ nguyên hoặc thay đổi câu trả lời đó để phù hợp với đối tượng khách hàng và mục đích của bạn.
Facebook cũng tự động thêm tên khách hàng vào câu trả lời. Nếu bạn muốn bổ sung thêm thông tin tự động vào câu trả lời, chỉ cần chọn “Tùy chỉnh câu trả lời”. Điều này giúp bạn yên tâm hơn khi có khách hàng gửi tin nhắn mà bạn chưa thể trả lời ngay lập tức.
2.3. Hiển thị thời gian trả lời
Các chủ shop, admin, hoặc người trực trang không thể luôn luôn trả lời khách hàng ngay lập tức. Thời gian trả lời của mỗi trang có thể khác nhau, từ vài phút đến vài giờ, hoặc cam kết trả lời trong ngày.
Hiển thị thời gian trả lời
Để thông báo với khách hàng về thời gian trả lời, bạn có thể sử dụng tính năng “Hiển thị thời gian trả lời”. Khi tính năng này được kích hoạt, khách hàng khi inbox sẽ nhận được một thông báo, giúp họ hiểu và thông cảm hơn về việc bạn có thể trả lời chậm hơn.
2.4. Hiển thị lời chào
Đối với các khách hàng lần đầu tiên vào fanpage Facebook, bạn có thể gửi lời chào bằng tính năng “Hiển thị lời chào”. Ngay khi khách hàng vào page của bạn, tin nhắn sẽ được hiển thị. Đối với lời chào này bạn có thể thay đổi nội dung dễ dàng trong phần cài đặt để phù hợp nhất với mục đích của bạn.
Trên đây là một số những thủ thuật giúp bạn quản lý tin nhắn facebook page dễ dàng hơn, đây đều là những tính năng cơ bản do Facebook cung cấp để hỗ trợ người dùng vừa có thể kiểm soát inbox lại vừa mang tới trải nghiệm dịch vụ tốt hơn cho khách hàng khi vào fanpage của bạn.
3. Các mẫu tin nhắn trả lời khách hàng fanpage
Để tăng tính hiệu quả trong việc quản lý và trả lời tin nhắn trên fanpage của bạn, Mento xin gợi ý một số mẫu tin nhắn trả lời nhanh. Nhờ đó, khách hàng sẽ không phải chờ đợi lâu và bạn cũng không cần lo lắng về việc bỏ sót tin nhắn:
3.1. Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng để xác nhận vấn đề
Khi khách hàng quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ mà shop/cửa hàng bạn cung cấp và gửi tin nhắn, để xác định vấn đề của khách hàng, bạn có thể trả lời tin nhắn theo mẫu sau:
- “Chào bạn! Chúng tôi rất vui được biết bạn quan tâm đến dịch vụ/sản phẩm của chúng tôi. Xin vui lòng cho chúng tôi biết bạn đang quan tâm đến sản phẩm nào để chúng tôi có thể hỗ trợ bạn tốt hơn?”
- “Xin chào! Chúng tôi rất hân hạnh được nhận tin nhắn từ bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết bạn cần tư vấn về sản phẩm nào để chúng tôi có thể giúp bạn?”
- “Xin chào! Rất cảm ơn bạn đã liên hệ. Bạn đang quan tâm đến sản phẩm nào? Chúng tôi sẽ tư vấn và giúp bạn chọn sản phẩm phù hợp nhất.”
Trong các mẫu tin nhắn trả lời khách hàng để xác định vấn đề, hãy luôn giữ phép lịch sự và tạo sự tôn trọng bằng cách sử dụng các từ như “anh, chị, ạ, vâng”. Điều này cho thấy sự quan tâm và tôn trọng bạn dành cho khách hàng.
3.2. Mẫu tin nhắn trả lời khách hàng để khách chốt đơn
Khi khách hàng đã đưa ra quyết định mua sản phẩm của bạn, bạn có thể gửi tin nhắn xác nhận theo mẫu sau:
- Sản phẩm [Tên sản phẩm] bạn chọn đang được sale. Bạn hãy để lại số điện thoại và địa chỉ, shop sẽ lên đơn ship cho bạn nhanh chóng.
- [Tên shop] freeship tất cả các sản phẩm trong ngày hôm nay. Bạn hãy để lại số điện thoại, địa chỉ kèm tên sản phẩm để chốt đơn liền tay nhé
- [Tên sản phẩm/dịch vụ] đang được giảm [mức giảm giá] trong ngày [Ngày sale], đặt ngay bằng cách để lại số điện thoại của bạn.
3.3. Mẫu tin nhắn trả lời nhanh khi vắng mặt
Trong trường hợp bạn không thể trả lời tin nhắn ngay lập tức, hãy sử dụng các mẫu tin nhắn tự động trả lời nhanh sau:
- “Chào bạn, [Tên shop] đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ trả lời lại ngay khi có thể. Mong bạn thông cảm và chờ đợi một chút nhé!”
- “Chào bạn, hiện tại shop đang gặp tình trạng quá tải tin nhắn và chưa thể trả lời ngay. Nếu bạn không thể chờ đợi, vui lòng gọi hoặc nhắn tin đến số điện thoại sau: [Số điện thoại]. Nếu bạn muốn được tư vấn kỹ hơn và có thể đợi, hãy để lại tin nhắn ở đây. Xin cảm ơn bạn!”
- “Chào bạn, hiện cửa hàng đang trong thời gian nghỉ lễ, bắt đầu từ ngày [Ngày bắt đầu] và kết thúc vào ngày [Ngày kết thúc]. Chúng tôi sẽ đọc tin nhắn và liên lạc với bạn ngay sau khi chúng tôi trở lại làm việc. Xin cảm ơn và mong muốn có dịp liên hệ với bạn trong thời gian tới.”
- “Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn. Hiện tại cửa hàng chúng tôi đã đóng cửa. Chúng tôi sẽ mở cửa trở lại vào ngày [Ngày bắt đầu]. Vui lòng đợi câu trả lời của chúng tôi sau thời gian này. Xin cảm ơn và mong được phục vụ bạn trong thời gian tới.”
Với các mẫu tin nhắn trên, bạn có thể thông báo cho khách hàng về việc không thể trả lời ngay lúc đó và cung cấp thông tin cần thiết như số điện thoại hoặc thời gian dự kiến để khách hàng có thể liên hệ hoặc chờ đợi.
4. Sử dụng phần mềm quản lý tin nhắn fanpage
Để quản lý tin nhắn fanpage một cách nhanh chóng và hiện đại hơn, Mento giới thiệu cho bạn sử dụng phần mềm quản lý tin nhắn fanpage. Phần mềm này sẽ giúp bạn quản lý tin nhắn khách hàng và tạo ra các mẫu tin nhắn trả lời nhanh hiệu quả hơn, đặc biệt là đối với những shop có nhiều fanpage bán hàng. Dưới đây là những tính năng quan trọng của phần mềm:
- Quản lý tin nhắn tập trung
Phần mềm tự động thu thập tin nhắn từ fanpage của bạn, giúp bạn dễ dàng kiểm tra, phản hồi và xử lý tất cả những tin nhắn này. Tin nhắn trên phần mềm được phân loại thành các trạng thái đã đọc hay chưa đọc, và được gắn màu sắc để phân biệt nhóm hội thoại và mức độ ưu tiên.
- Tự động trả lời tin nhắn
Phần mềm quản lý fanpage mang đến nhiều tính năng hữu ích để bạn quản lý tin nhắn và fanpage một cách tổng thể và hiệu quả. Bên cạnh tính năng tự động trả lời tin nhắn ngay lập tức, ngay cả khi bạn không online hoặc trong ngày nghỉ, phần mềm còn cung cấp hàng loạt tính năng ưu việt khác như:
- Tự động tạo đơn livestream: Phần mềm giúp bạn dễ dàng tạo đơn livestream, tăng tính tương tác và thu hút khách hàng trong quá trình livestream.
- Tự động ẩn bình luận chứa thông tin khách hàng: Để bảo vệ thông tin khách hàng, phần mềm có khả năng tự động ẩn bình luận chứa thông tin cá nhân của khách hàng như số điện thoại, địa chỉ.
- Quản lý tồn kho: Phần mềm giúp bạn quản lý hàng tồn kho trên fanpage một cách thuận tiện, giúp đảm bảo rằng bạn luôn có đủ hàng để phục vụ khách hàng.
- Đẩy đơn vận chuyển: Phần mềm hỗ trợ quản lý quá trình đặt và vận chuyển hàng hóa, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
>>>Xem ngay: Top 10 phần mềm quản lý fanpage Facebook miễn phí, tốt nhất hiện nay
Với những tính năng đa dạng này, phần mềm quản lý tin nhắn fanpage giúp bạn không chỉ nhắn trên Facebook mà còn quản lý fanpage một cách tổng thể. Bài viết “Quản lý trang Facebook: Bật mí cách quản lý fanpage Facebook hiệu quả” của Mento cung cấp thêm thông tin chi tiết về cách quản lý tin nhắn fanpage và các kỹ thuật giúp bạn bán hàng trên Facebook dễ dàng hơn, kiểm soát kinh doanh và đạt được nhiều đơn hàng hơn.
Hi vọng rằng với những chia sẻ trong bài viết trên của Mento, bạn sẽ có thêm những thông tin hữu ích về cách quản lý tin nhắn Fanpage giúp cho việc bán hàng trên facebook của bạn trở nên dễ dàng hơn, kiểm soát và quản lý kinh doanh facebook chốt được nhiều đơn hàng hơn.
