Mặc dù xuất hiện tại Việt Nam khá trễ so với các loại hình cà phê, nhưng trà sữa vẫn giữ được vị trí vững chắc trên thị trường, đặc biệt là trong lòng các bạn trẻ. Để quản lý một quán trà sữa một cách chuyên nghiệp, hiện có nhiều phần mềm quản lý quán trà sữa miễn phí được coi là phổ biến và đáng xem xét. Dưới đây là một số gợi ý mà bạn có thể tham khảo.
1. Quán trà sữa cần quản lý những gì?
Quán trà sữa cũng có vô vàn thứ cần quản lý, vậy đó là gì? Hãy cùng tìm hiểu để có được cái nhìn khái quát nhất.
1.1. Quản lý doanh thu, báo cáo kinh doanh
Phần mềm quản lý trà sữa cần cung cấp một giao diện dễ sử dụng để thuận tiện trong việc lựa chọn món và các topping đi kèm. Ngoài ra, quá trình đặt hàng và chuyển tem tới bộ phận pha chế cần diễn ra nhanh chóng, trong khi nhân viên thu ngân sử dụng máy in hoá đơn và tính tiền cho khách hàng. Phần mềm quản lý sẽ ghi nhận doanh thu và tạo báo cáo đến chủ kinh doanh hoặc người quản lý thông qua ứng dụng quản lý bán hàng.
Qua các báo cáo kinh doanh như: báo cáo kinh doanh cuối ngày, doanh thu theo hàng hoá, doanh thu theo kênh kinh doanh, thu – chi chi tiết, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cuối ngày, người quản lý cùng chủ kinh doanh sẽ có cái nhìn rõ về hoạt động và vấn đề kinh doanh, đánh giá các hoạt động kinh doanh đang diễn ra thế nào. Từ đó, chủ kinh doanh sẽ có những điều chỉnh thay đổi cũng như giải pháp để tăng doanh số, tối ưu thu chi cho cửa hàng.
1.2. Quản lý order, tính tiền, thanh toán dưới nhiều hình thức
Với số lượng khách hàng đông và menu nhiều món, việc tính tiền thủ công có thể gây rủi ro cho nhân viên thu ngân và cửa hàng. Đó là một trong những lợi ích thứ hai của việc sử dụng phần mềm quản lý quán trà sữa, vì nó giúp nhân viên thu ngân tuân thủ theo quy trình chuẩn.
Bằng cách nhập liệu trực quan và đầy đủ thông tin trên màn hình theo yêu cầu đặt hàng của khách hàng, như định lượng đường, đá, topping,… phần mềm sẽ hỗ trợ in hóa đơn chi tiết, giúp tính tiền nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp giảm thiểu sai sót khi pha chế của nhân viên và tránh quên hoặc nhầm lẫn đơn hàng của khách hàng. Thêm vào đó, nhân viên cũng có thể nhập số tiền khách đưa để trả lại tiền thừa chính xác và nhanh chóng cho khách hàng.
Khách hàng cũng có nhiều hình thức thanh toán khác nhau như tiền mặt, thẻ ATM, VISA và các ví điện tử như Momo, Zalo Pay, Viettel Pay. Điều này không chỉ đáp ứng nhu cầu sử dụng thẻ của khách hàng, mà còn mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp trong việc trả tiền lại khách hàng. Ngoài ra, việc thanh toán bằng thẻ giúp quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng và giảm thiểu sai sót.
1.3. Chăm sóc khách hàng, thiết lập các chương trình khuyến mãi
Khuyến mãi luôn là một phương pháp hiệu quả để khuyến khích tiêu dùng và tăng doanh số bán hàng trong ngành F&B. Nhiều quán trà sữa cũng áp dụng chiến lược khuyến mãi để thúc đẩy doanh thu. Với phần mềm quản lý quán trà sữa, việc triển khai các chương trình ưu đãi như mua 1 tặng 1, giảm giá, tích điểm… được thực hiện một cách nhanh chóng và logic, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình bán hàng. Đồng thời, thông tin về khách hàng cũng được lưu trữ theo tên, số điện thoại và các chi tiết mua hàng, từ đó hỗ trợ công việc chăm sóc khách hàng sau quá trình bán hàng.
1.4. Kiểm soát nhân viên
Bằng việc phân rõ quyền cho từng nhân viên, tất cả các hoạt động chỉnh sửa thêm bớt vào hoá đơn đều cần có sự xác nhận của quản lý. Bên cạnh đó, việc chủ kinh doanh có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa đơn hàng trong hệ thống báo cáo sẽ biết rõ được những sai phạm trong quá trình bán hàng của nhân viên. Báo cáo thể hiện rõ những lần chỉnh sửa, cập nhật, người chỉnh sửa và thời gian, giúp hỗ trợ cho chủ kinh doanh trong việc chống gian lận.
2. Top 5 phần mềm quản lý quán trà sữa tốt nhất
2.1. Phần mềm Fabi
Fabi là một phần mềm quản lý quán trà sữa miễn phí được phát triển bởi IPOS.vn, một đơn vị uy tín cung cấp các giải pháp quản lý bán hàng và quản trị toàn diện, chuyên dụng cho ngành F&B tại Việt Nam. Đây là một trong những phần mềm được ưa chuộng nhất và đã được nhiều quán trà sữa thuộc các phân khúc khác lựa chọn, bao gồm: Gong cha, Tocotoco, Royal Tea và nhiều khách hàng trên thị trường.
Fabi tương thích với nhiều thiết bị như máy POS, điện thoại di động, máy tính bảng và cũng có thể truy cập qua trình duyệt web trên máy tính. Phần mềm này ổn định cao, sẵn sàng đáp ứng công việc kinh doanh trong giờ cao điểm. Fabi sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn quản lý công việc kinh doanh một cách hiệu quả.
Với nhiều tính năng nổi bật, phần mềm có thể hỗ trợ và quản lý bán hàng ở mọi quy mô kinh doanh, từ nhỏ lẻ đến các chuỗi phức tạp.
Những tính nổi bật Fabi
- Ghi nhận order nhanh chóng và chính xác: Phần mềm hỗ trợ việc ghi nhận order một cách đơn giản, chỉ bằng một vài thao tác. Điều này giúp tăng tính hiệu quả trong quá trình bán hàng.
- Quản lý nhân viên nghiêm ngặt: Fabi cho phép phân quyền rõ ràng và theo dõi lịch sử giao dịch trên từng tài khoản nhân viên, giúp giảm thiểu thất thoát và tăng cường sự kiểm soát trong quá trình kinh doanh.
- Hỗ trợ thanh toán đa dạng: Phần mềm tích hợp các hình thức thanh toán như mã giảm giá, voucher, gộp/tách hóa đơn một cách đơn giản và nhanh chóng. Ngoài ra, nó còn kết nối với các đơn vị thanh toán như thẻ ngân hàng và ví điện tử, giúp quá trình thanh toán trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn.
- Kết nối với đối tác giao hàng: Fabi có tính năng kết nối với các đối tác giao hàng như Grabfood, ahamove, giúp quản lý và xử lý các đơn hàng online tập trung tại một điểm, giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn.
- Ứng dụng iPOS Manager: Phần mềm đi kèm với iPOS Manager, giúp chủ nhà hàng điều hành và quản lý các hoạt động từ xa. Nó cung cấp báo cáo doanh thu và thông tin hoạt động tại cửa hàng một cách thuận tiện.
- Giải pháp menu điện tử O2O: Fabi cung cấp giải pháp menu điện tử O2O, cho phép khách hàng tự xem, đặt hàng và thanh toán mà không cần sự trợ giúp của nhân viên phục vụ.
- Hỗ trợ quầy Bar: Fabi hỗ trợ quầy Bar điều phối hoạt động chế biến, giúp hạn chế sai sót trong việc nhầm lẫn order và đảm bảo trả đồ chính xác.
- Tích hợp iPOS accounting: Phần mềm tự động đồng bộ dữ liệu với hệ thống iPOS accounting, giúp quản lý và thông báo đặc thù trong quá trình kinh doanh.
- Quản lý kho chính xác: Fabi cung cấp tính năng
Tham khảo thêm: Phần mềm bán hàng online đa kênh
2.2. Phần mềm Sapo FnB
Sapo là một công ty cung cấp phần mềm bán trà sữa miễn phí tại Việt Nam, và đã nhanh chóng được chủ kinh doanh tin tưởng và lựa chọn. Mặc dù mới ra mắt trong một khoảng thời gian ngắn, nhưng Sapo đã giải quyết được hầu hết các vấn đề cơ bản và bất tiện của các cửa hàng kinh doanh trà sữa hiện nay. Tuy nhiên, Sapo FnB được đánh giá phù hợp nhất cho các quán trà sữa nhỏ, không có quá nhiều chi nhánh.
Đặc biệt, Sapo F&B được cài đặt trên máy POS, Laptop và còn cả các thiết bị điện thoại thông minh và máy tính bảng, bao gồm cả cho nhân viên và người quản lý, giúp thuận tiện trong việc kinh doanh và quản lý cửa hàng.
Những tính năng nổi bật:
- Order nhanh chóng, chuyển thông tin xuống bar chính xác, kịp thời.
- Hỗ trợ thanh toán nhanh chóng với nhiều hình thức thanh toán khác nhau từ tiền mặt, thẻ đến các ví điện tử.
- Cung cấp nhiều thông báo chi tiết giúp quản lý chặt chẽ các hoạt động kinh doanh.
- Kiểm soát kho nguyên liệu hiệu quả, tránh thất thoát và gian lận.
- Cấp quyền quản lý nhân viên và theo dõi lịch sử bán hàng.
- Kết nối với nhiều đối tác giao hàng, quản lý trên cùng một giao diện phần mềm.
- Công nghệ điện toán đám mây giúp chủ kinh doanh theo dõi các hoạt động kinh doanh từ xa.
2.3. Phần mềm Cukcuk
CukCuk được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý quán trà sữa miễn phí nhận được nhiều đánh giá tích cực từ các chủ kinh doanh. Được phát triển bởi Công ty cổ phần Misa, phần mềm này được thiết kế với giao diện đơn giản, dễ sử dụng và ít lỗi. CukCuk cung cấp hỗ trợ đặc biệt cho từng vị trí trong quán trà sữa, bao gồm quản lý, nhân viên phục vụ, bếp, thu ngân và nhiều vị trí khác. Mỗi vị trí sẽ có ứng dụng riêng để tối ưu hóa hoạt động của từng bộ phận, đồng thời phân quyền và tăng cường hiệu quả vận hành quán, tránh thất thoát không đáng có.
Cukcuk cung cấp phần mềm quản lý nhà hàng trên đa nền tảng bao gồm phần mềm cài đặt trên Windows, ứng dụng trên điện thoại, tablet… Đồng thời xây dựng các ứng dụng riêng dành cho từng bộ phận trong quy trình vận hành quán.
Bên cạnh đó, việc kết nối với đối tác SMS marketing giúp cho chủ kinh doanh có thể chủ động gửi những tin nhắn ưu đãi, quảng cáo, chăm sóc khách hàng hậu mua hàng.
Những tính năng nổi bật:
- CukCuk cung cấp hỗ trợ cho chủ kinh doanh bằng cách phân quyền quản lý nhân viên, quản lý kho nguyên liệu, mua hàng và công nợ, cũng như theo dõi đơn hàng và báo cáo doanh thu.
- Đối với nhân viên thu ngân, phần mềm giúp thực hiện thanh toán nhanh chóng và chính xác.
- Nhân viên phục vụ được hỗ trợ trong việc ghi nhận order nhanh chóng, chính xác, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Hơn nữa, phần mềm cũng giúp trả đồ chính xác và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
- Với bếp/bar, CukCuk hỗ trợ quản lý chế biến, giúp tránh thiếu sót và nhầm lẫn món, đồng thời tăng tốc độ phục vụ.
- Phần mềm cũng kết nối với nhiều đối tác giao hàng như AhaMove, tạo ra khả năng bán hàng online.
- Ngoài ra, CukCuk còn cho phép quản lý các hoạt động từ xa ngay cả khi có vấn đề về kết nối Internet. Dữ liệu sẽ được chuyển lên hệ thống và tự động thiết lập lại khi có tín hiệu mạng.
Xem thêm: Top 11 phần mềm bán hàng siêu thị miễn phí tốt nhất năm 2023
2.4. Phần mềm Pos App
Phần mềm quản lý quán trà sữa Pos App được phát triển bởi công ty Pos App, chuyên về công nghệ và cung cấp các sản phẩm phần mềm và thiết bị phần cứng hỗ trợ bán hàng. Pos App đã nhận được sự tin tưởng từ khách hàng, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh ăn uống F&B.
Pos App sử dụng nền tảng Android ổn định và tương thích với nhiều thiết bị như POS bán hàng, PC, laptop, điện thoại di động. Tuy nhiên, Pos App thích hợp hơn cho các quán trà sữa nhỏ lẻ, chưa đáp ứng được nhu cầu và quy mô của các chuỗi kinh doanh lớn.
Những tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ đặt hàng trên nhiều thiết bị một cách đơn giản và nhanh chóng. Cung cấp nhiều hình thức thanh toán, bao gồm ví điện tử và các loại thẻ ngân hàng như Visa, Mastercard.
- Quản lý và kiểm soát tiền thu theo nhân viên, theo ca làm việc và phân quyền quản lý nhân viên.
- Tối ưu hóa quy trình bán hàng bằng cách in tem bán hàng, hóa đơn và đồng bộ hóa đơn đặt hàng giữa các bộ phận, giúp tránh nhầm lẫn và sai sót, nâng cao hiệu quả làm việc.
- Quản lý kho nguyên vật liệu, kiểm soát xuất-nhập kho và thực hiện kiểm kê định kỳ.
- Quản lý và tạo báo cáo về đơn hàng, kho hàng và nhân viên.
- Hỗ trợ quản lý doanh thu từ xa thông qua nhiều hình thức và định dạng khác nhau.
- Hoạt động được cả online và offline: Khi gặp sự cố về kết nối Internet, bạn vẫn có thể sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng để thay thế. Sau khi có kết nối trở lại, dữ liệu sẽ được đồng bộ hoàn toàn.
2.5. Phần mềm KiotViet
Citigo là đơn vị đã có hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc tư vấn và triển khai các sản phẩm, giải pháp về phần mềm bán hàng. Phần mềm quản lý quán trà sữa KiotViet nằm trong hệ sinh thái đa dạng phục vụ nhiều ngành, nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau của KiotViet.
KiotViet được sử dụng trên nhiều thiết bị như Pos bán hàng, PC, Laptop, điện thoại thông minh. Do đó, các phần mềm này vẫn còn hạn chế đối với các chuỗi cửa hàng, nó phù hợp với các quán nhỏ lẻ. Hiện phần mềm đang có chương trình chia sẻ miễn phí dùng thử để trải nghiệm sản phẩm cho người dùng.
Một số tính năng nổi bật:
- Gọi món trở nên dễ dàng với các thông tin chi tiết về đồ uống như lượng đá, đường, topping, giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên và khách hàng.
- Màn hình hiển thị thời gian thực hỗ trợ quá trình pha chế và điều phối công việc một cách hiệu quả, giúp tăng tốc độ và giảm thiểu nhầm lẫn.
- Tạo hóa đơn nhanh chóng và dễ dàng tách/gộp hóa đơn, giúp thu ngân thực hiện công việc một cách thuận tiện và giảm thiểu sai sót.
- Theo dõi hoạt động kinh doanh bao gồm đơn hàng và doanh thu thông qua điện thoại di động.
- Giao diện đơn giản và dễ sử dụng với menu rõ ràng và chi tiết, giúp nhân viên thao tác một cách dễ dàng.
Đọc thêm: Top 10 phần mềm bán hàng trên máy tính tốt nhất hiện nay
2.6. Phần mềm Tuki Milktea
Tuki Milk Tea là phần mềm quản lý sữa miễn phí phù hợp với các cửa hàng kinh doanh trong lĩnh vực F&B. Phần mềm có những tính năng nổi bật như sau:
- Thực hiện bán hàng nhanh chóng và chính xác thông qua giao diện cảm ứng.
- Hỗ trợ in tem nhãn và mã vạch để đơn giản hóa quy trình bán hàng.
- Tự động hóa giúp tiết kiệm chi phí và nhân lực.
- Quản lý tồn kho và nguyên liệu đến mức tiniest details.
- Hệ thống báo cáo chi tiết để theo dõi và đánh giá hoạt động kinh doanh.
- Dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh qua internet.
2.7. Phần mềm tính tiền quán trà sữa iPOS
iPOS là phần mềm quản lý quán trà sữa miễn phí với mô hình vừa và nhỏ, hỗ trợ người dùng Order món, kiểm kê nguyên liệu xuất – nhập tồn, quản lý thu chi, công nợ, báo cáo doanh thu, lợi nhuận…
Các tính năng nổi bật của phần mềm iPOS
- Giúp chủ quán quản lý mọi hoạt động kinh doanh từ xa mà không cần phải có mặt trực tiếp tại cửa hàng.
- Hỗ trợ gọi món, thanh toán, tính tiền và in hóa đơn.
- Tạo báo cáo chi tiết về doanh thu, chi phí, hóa đơn bán hàng và xuất – nhập tồn kho hàng hóa.
- Đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại thông minh, iPad, máy tính và máy POS.
- Quản lý nguyên vật liệu theo công thức định lượng đã được định sẵn.
- Hỗ trợ thu ngân tính tiền chính xác và nhanh chóng.
- Quản lý doanh thu và đơn hàng một cách chặt chẽ để tránh tình trạng thất thoát.
- Theo dõi các hoạt động thu chi và thống kê doanh thu, số lượng đơn hàng và số lượng voucher và khuyến mãi đã sử dụng.
Lưu ý: Khách hàng có thể đăng ký dùng thử phần mềm trước khi quyết định mua phần mềm.
2.8. Phần mềm quản lý quán trà sữa POS365
POS365 là phần mềm quản lý quán trà sữa miễn phí, hiệu quả giúp cho chủ kinh doanh tiết kiệm chi phí, tối ưu hoá hoạt động kinh doanh. Người dùng có thể tối ưu hoá quy trình phục vụ của nhân viên, xem báo cáo hàng ngày, quản lý nguyên liệu kho hàng của từng chi nhánh.
Quy trình bán hàng cho quán cafe, trà sữa của phần mềm POS365:
- Nhân viên phục vụ có thể sử dụng thiết bị điện thoại thông minh để ghi nhận đơn hàng, giúp khách hàng dễ dàng hình dung và lựa chọn món ăn một cách nhanh chóng.
- Giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình order.
- Giúp tiết kiệm công sức và năng lượng của nhân viên order.
- Tạo trải nghiệm ăn uống chuyên nghiệp hơn cho khách hàng.
Nhân viên bar – bếp:
- Đơn hàng được chuyển giao nhanh chóng đến bộ phận bếp chế biến thông qua phần mềm đặt hàng.
- Các đơn hàng được hiển thị một cách khoa học trên màn hình thiết bị.
- Quy trình chế biến món ăn được thực hiện chính xác theo định lượng và thứ tự: “đơn hàng được nhận trước được xử lý trước”.
Thu ngân:
- Thu ngân có khả năng theo dõi toàn bộ quá trình chế biến thông qua hệ thống phần mềm, đảm bảo rằng khi món ăn hoàn thành, nó sẽ được chuyển đến khách hàng ngay lập tức.
- Phần mềm tương thích với máy POS bán hàng, cho phép nhận đơn hàng từ các ứng dụng đặt đồ ăn như Shopee Food, Beamin, Grab Food,…
- Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ áp dụng chiết khấu và mã khuyến mãi trực tiếp trên màn hình thanh toán.
- Khách hàng có thể lựa chọn từ các hình thức tính tiền khác nhau.
Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý sản phẩm tối ưu cho các cửa hàng bán lẻ
2.9. Suno – Phần mềm quản lý quán trà sữa
Suno là phần mềm quản lý bán hàng được phát triển bởi Foody, cung cấp nhiều tính năng ưu việt và tiết kiệm chi phí quản lý tối đa.
- Cung cấp khả năng đặt order đồ uống ngay trên máy tính bảng tại bàn tiếp khách.
- Sử dụng menu điện tử với hình ảnh sống động và hấp dẫn.
- Hỗ trợ đầy đủ các chức năng tại quán bao gồm tách, ghép, đổi bàn; tách, ghép hóa đơn; quản lý chăm sóc khách hàng,…
Lưu ý: Suno cung cấp thử nghiệm miễn phí cho khách hàng. Sau thời gian dùng thử, nếu bạn tiếp tục sử dụng phần mềm, sẽ áp dụng phí 220.000 đồng/tháng.
2.10. Phần mềm Mona Media
Mona Media là một phần mềm quản trà sữa được xây dựng trên nền tảng lập trình cố định, có độ bảo mật cao, hỗ trợ quản lý thu chi, quản lý tồn kho, quản lý chất lượng nguyên liệu… phù hợp với mọi mô hình kinh doanh quán trà sữa.
Các tính năng nổi bật của phần mềm Mona Media:
- Đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại thông minh, iPad, laptop và máy POS.
- Cập nhật và theo dõi tất cả thông tin và hoạt động xuất – nhập của kho hàng.
- Tính tiền tự động với độ chính xác cao.
- Cung cấp báo cáo thống kê chi tiết, xác thực theo ngày, tuần, tháng, năm,…
- Hỗ trợ lưu trữ thông tin và tạo hồ sơ chi tiết cho từng khách hàng.
Lưu ý: Khách hàng có thể đăng ký dùng thử phần mềm trước khi quyết định mua.
2.11. LOYVERSE – Phần mềm quản lý quán trà sữa miễn phí
LOYVERSE là một phần mềm quản lý trà sữa miễn phí có nhiều chức năng ưu Việt giúp các chủ kinh doanh dễ dàng giám sát và kiểm soát hoạt động kinh doanh quán trà sữa một cách hiệu quả, nhanh chóng.
Các tính năng nổi bật của phần mềm LOYVERSE:
Hỗ trợ quản lý từ xa hiệu quả và đồng bộ hoá dữ liệu
- Hỗ trợ quản lý từ xa hiệu quả và đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại thông minh, máy tính bảng, laptop,…
- Quản lý hóa đơn bằng cách chia tách, sáp nhập và di chuyển các mục một cách linh hoạt.
- Gán hóa đơn cho bàn tại quán trà sữa dễ dàng với các hóa đơn đã được xác định trước.
- Theo dõi thời gian và hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Sắp xếp thực đơn theo thứ tự gọi món của khách hàng để tăng hiệu quả phục vụ.
- Kiểm soát nhập – xuất nguyên vật liệu, hàng hóa của quán trà sữa.
- Quản lý công nợ và thu chi chính xác, chi tiết.
- Cung cấp báo cáo thống kê chi tiết về tình hình kinh doanh của quán trà sữa.
Hy vọng rằng những thông tin hữu ích và mới nhất trong bài viết sẽ giúp bạn và bạn bè của bạn có thêm cơ sở để so sánh và đưa ra quyết định phù hợp nhất. Đồng thời, Mento.vn cũng sẽ cung cấp những bài viết về quán cafe, quán ăn hiện đại để bạn tham khảo. Chúc bạn thành công trong kinh doanh của mình!