8 Cách quản lý hàng hoá hiệu quả, tránh thất thoát cho shop

Nếu bạn không nắm bắt được cách quản lý hàng hóa, thì không nên kinh doanh. Bởi vì bạn sẽ gánh chịu nhiều tổn thất không đáng có mà không biết nguyên nhân từ đâu. Hãy đọc ngay bài viết dưới đây để tìm hiểu về các phương pháp quản lý hàng hóa hiệu quả!

1. Tại sao học cách quản lý hàng hoá trong kinh doanh?

Quản lý hàng hóa là quá trình theo dõi và điều khiển các hoạt động liên quan đến hàng hóa trong kinh doanh. Nó bao gồm tổ chức, sắp xếp, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa để đảm bảo liên tục cung cấp hàng.

Tại sao học cách quản lý hàng hoá trong kinh doanh

Áp dụng cách quản lý hàng hóa hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Việc học cách quản lý hàng hóa hiệu quả mang lại các lợi ích sau đối với doanh nghiệp:

• Phản ánh kịp thời và chính xác: Tình hình hàng hóa, bao gồm nhập, xuất và tồn kho. Nắm bắt số lượng, chất lượng, giá cả và tình trạng bảo quản hàng hóa.
• Quản lý biến động hàng hóa: Phát hiện các mặt hàng bán chạy, hàng chất lượng kém và khó tiêu thụ. Dựa trên đó, đưa ra các biện pháp như bổ sung hàng hóa tiêu thụ tốt và thanh lý hàng hóa khó tiêu thụ.
• Hạch toán chi tiết hàng hóa: Quản lý hàng hóa hiệu quả giúp chủ cửa hàng nắm bắt được tình hình hạch toán khi bán hàng.
• Kiểm tra doanh thu: Quản lý hàng hóa cung cấp thông tin về doanh thu bán hàng, từ đó phản ánh kết quả kinh doanh và đánh giá hàng hóa.
• Tính toán chi phí liên quan đến mua bán hàng hóa, bao gồm chi phí mua bán, doanh thu và các khoản thanh toán công nợ với nhà cung cấp.
• Kiểm tra lợi nhuận và nắm bắt hoạt động kinh doanh.

Việc học cách quản lý hàng hóa trong kinh doanh rất quan trọng, vì nó được coi là “cột sống” khi bán sản phẩm cho khách hàng. Kiến thức về quản lý hàng hóa và kho hàng luôn cần thiết. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn nắm vững các kiến thức này!

2. 8 cách quản lý hàng hoá hiệu quả cho chủ shop

Cách 1: Lắp Camera quan sát hoạt động cửa hàng

Việc lắp đặt camera không chỉ giúp quản lý hàng hóa hiệu quả mà còn cho phép chủ cửa hàng quan sát mọi hoạt động của khách hàng khi vào ra cửa và theo dõi thái độ làm việc của nhân viên.

Lắp Camera quan sát hoạt động cửa hàng 

Trước khi tiến hành lắp đặt, quan trọng là bạn xác định số lượng và vị trí lắp camera sao cho có thể quan sát được mọi khu vực. Thông thường, nên có ít nhất 4 camera được đặt ở các vị trí quan trọng như quầy thu ngân, cửa vào và hai góc tường. Đồng thời, lựa chọn camera chất lượng tốt có khả năng quan sát trong điều kiện ánh sáng yếu để có thể ghi lại hình ảnh và âm thanh một cách hiệu quả, kể cả vào ban đêm.

Cách 2: Chú ý trong việc sắp xếp hàng hóa

Việc sắp xếp hàng hóa trong cửa hàng đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Đối với các cửa hàng bán nhiều sản phẩm như quán tạp hóa, việc học cách lập và cập nhật sơ đồ ở quầy hàng và kho là rất cần thiết.

Chú ý trong việc sắp xếp hàng hóa

Khi sắp xếp hàng hóa trong cửa hàng, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Nguyên tắc nhập trước xuất trước: Đảm bảo hàng hóa được sử dụng theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out), tức là hàng hóa nhập trước phải được xuất đi trước để tránh hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc bị hư hỏng.
• Nguyên tắc nhỏ trước lớn sau: Sắp xếp hàng hóa từ nhỏ đến lớn hoặc từ ít phổ biến đến phổ biến, để dễ dàng tìm kiếm và quản lý hàng hóa.
• Sắp xếp lối đi hợp lý: Đảm bảo lối đi trong cửa hàng được rõ ràng và thuận tiện để khách hàng dễ dàng di chuyển và tìm kiếm sản phẩm.
• Sắp xếp hàng hóa theo loại và màu sắc: Nhóm các mặt hàng cùng loại lại gần nhau, và nếu có thể, sắp xếp theo màu sắc để tạo sự gọn gàng và thu hút mắt.

Việc áp dụng những nguyên tắc sắp xếp hàng hóa này giúp tăng hiệu suất và tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm sản phẩm, đồng thời tạo một không gian bày hàng hấp dẫn và dễ tiếp cận cho khách hàng.

>>> Đọc thêm: Phần Mềm Quản Lý Sản Phẩm Tối Ưu Cho Các Cửa Hàng

Cách 3: Quản lý hàng hoá hiệu quả theo hạn sử dụng

Quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng là một yếu tố quan trọng giúp các chủ cửa hàng đưa ra những giải pháp xử lý phù hợp và tránh tình trạng tổn thất hàng hóa không cần thiết. Để thực hiện điều này, bạn cần tuân thủ các bước sau:

• Kiểm tra thường xuyên hạn sử dụng của sản phẩm: Đảm bảo bạn theo dõi và kiểm tra định kỳ hạn sử dụng của các sản phẩm. Đặc biệt, hãy chú ý đến những sản phẩm có hạn sử dụng ngắn để đưa chúng ra trước sản phẩm có hạn sử dụng dài hơn.
• Sắp xếp sản phẩm theo thứ tự hạn sử dụng: Đặt các sản phẩm theo thứ tự hạn sử dụng, từ ngắn hạn đến dài hạn. Điều này giúp bạn dễ dàng nhìn thấy và sử dụng sản phẩm trong thời gian hạn sử dụng tốt nhất.
• Áp dụng chương trình khuyến mãi cho sản phẩm có hạn sử dụng dài: Để tránh tình trạng hàng tồn kho không cần thiết, bạn có thể áp dụng các chương trình khuyến mãi, giảm giá hoặc tạo các gói combo cho sản phẩm có hạn sử dụng dài. Điều này khuyến khích khách hàng mua nhanh và sử dụng sản phẩm trước khi hạn sử dụng kết thúc.

Cách 4: Quản lý hàng hoá bằng file Excel

Với các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc kiểm kê và số hóa thông tin liên quan đến đối tác cung cấp, sản phẩm, số lượng hàng bán và hàng tồn kho là rất quan trọng. Thay vì sử dụng phương pháp truyền thống như viết tay vào sổ sách phức tạp và khó cập nhật, hiện nay các chủ cửa hàng có thể lựa chọn sử dụng bảng tính Excel.

Quản lý hàng hoá bằng file Excel

Việc quản lý này giúp bạn kiểm soát doanh thu thu được trong ngày, hàng hóa đã bán và tồn kho một cách hiệu quả. Bằng cách sử dụng bảng tính Excel, bạn có thể dễ dàng ghi nhận, tính toán và cập nhật thông tin liên quan đến các chỉ số kinh doanh của cửa hàng. Điều này giúp bạn theo dõi và kiểm soát chính xác tình hình kinh doanh hàng ngày, từ đó đưa ra các quyết định và chiến lược phù hợp.

Cách 5: Cách quản lý hiệu quả bằng phần mềm

Thay vì sử dụng phương pháp ghi chép truyền thống hoặc sử dụng Excel, một lựa chọn hiệu quả là sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng và quản lý kho. Các phần mềm này giúp bạn cập nhật, theo dõi và kiểm tra thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi.

>>> Xem ngay: Top 13 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất hiện nay

Cách quản lý hiệu quả bằng phần mềm

Có nhiều phần mềm quản lý hàng hóa nổi tiếng trên thế giới như Phần mềm SAP quản lý kho, phần mềm NetSuite, phần mềm SAP EWM, phần mềm Infor Supply Chain, và nhiều hơn nữa. Tùy thuộc vào đặc điểm của mặt hàng kinh doanh và quy mô doanh nghiệp của bạn, bạn có thể lựa chọn phần mềm có các tính năng phù hợp nhất.

Các phần mềm quản lý hàng hóa giúp bạn tổ chức thông tin, quản lý lưu trữ dữ liệu, theo dõi tồn kho, quản lý đối tác và ghi nhận doanh thu một cách chính xác. Ngoài ra, chúng cung cấp tính năng báo cáo và phân tích dữ liệu, giúp bạn hiểu rõ hơn về hiệu suất kinh doanh và đưa ra quyết định dựa trên thông tin chi tiết.

Với sự trợ giúp của các phần mềm quản lý hàng hóa, bạn có thể nâng cao hiệu suất và hiệu quả quản lý kinh doanh của mình, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức.

Cách 6: Liên tục kiểm tra chất lượng hàng hoá

Chất lượng hàng hóa là yếu tố quan trọng hàng đầu trong kinh doanh sản phẩm. Trong một cửa hàng với nhiều loại hàng hóa, đơn vị và chất lượng khác nhau, rủi ro thất thoát hàng hóa là không thể tránh khỏi. Vì vậy, việc kiểm tra chất lượng của các sản phẩm trước khi bán là rất quan trọng để loại bỏ các sản phẩm hư hỏng, đảm bảo không ảnh hưởng đến danh tiếng của cửa hàng.

Liên tục kiểm tra chất lượng hàng hoá

Để đảm bảo chất lượng hàng hóa, bạn có thể thực hiện các biện pháp sau:

• Kiểm tra hàng hóa định kỳ: Lập kế hoạch và thực hiện kiểm tra chất lượng hàng hóa một cách định kỳ. Điều này bao gồm việc kiểm tra ngoại quan, kiểm tra hạn sử dụng, kiểm tra bao bì và đảm bảo rằng các sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng.
• Xử lý sản phẩm hư hỏng: Nếu phát hiện các sản phẩm bị hư hỏng, hãy loại bỏ chúng khỏi danh sách bán hàng. Điều này đảm bảo rằng chỉ những sản phẩm chất lượng cao và an toàn được đưa ra cho khách hàng.
• Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về việc nhận biết và xử lý sản phẩm hư hỏng. Điều này giúp tăng cường nhận thức về chất lượng hàng hóa và đảm bảo rằng nhân viên có khả năng phát hiện và xử lý các vấn đề liên quan đến chất lượng hàng hóa.
• Xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp đáng tin cậy: Lựa chọn các nhà cung cấp đáng tin cậy và hợp tác chặt chẽ với họ để đảm bảo chất lượng hàng hóa. Thực hiện quy trình kiểm soát chất lượng hàng hóa từ nguồn cung cấp sẽ giúp giảm thiểu rủi ro chất lượng.

Quan tâm và đảm bảo chất lượng hàng hóa giúp xây dựng niềm tin và danh tiếng cho cửa hàng của bạn, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và tăng trưởng kinh doanh.

Cách 7: Đảm bảo hàng hóa luôn ngay ngắn, sạch sẽ

Khi tiến hành nhập hàng, quan trọng là phải làm sạch mặt bằng trước khi đưa hàng vào. Sau khi hoàn tất quá trình xuất hàng, cần sắp xếp hàng hóa ngay lập tức và theo đúng quy định. Sự gọn gàng và ngăn nắp của hàng từ đầu giúp tối ưu hóa quá trình vận hành kho sau này.

Đảm bảo hàng hóa luôn ngay ngắn, sạch sẽ

Việc lau dọn mặt bằng sạch sẽ trước khi nhập hàng giúp loại bỏ bụi bẩn, cặn bẩn và đảm bảo không có tạp chất gây ảnh hưởng đến chất lượng và sự an toàn của hàng hóa. Đồng thời, việc sắp xếp hàng hóa ngay sau khi xuất hàng kết thúc đảm bảo tính ngăn nắp và tiện lợi trong việc tìm kiếm và lấy hàng khi cần thiết.

Sự gọn gàng và đúng quy định từ đầu giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình vận hành kho sau này. Khi hàng hóa được sắp xếp một cách ngăn nắp và có trật tự, việc kiểm tra, đếm số lượng, xếp dỡ và lưu trữ hàng hóa trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Đồng thời, sự gọn gàng cũng giúp ngăn chặn sự tiếp xúc không mong muốn giữa các mặt hàng và giảm thiểu nguy cơ hư hỏng hoặc lỗi trong quá trình lưu trữ.

Tổ chức mặt bằng sạch sẽ và sắp xếp hàng hóa ngay từ đầu là những bước quan trọng để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và tiết kiệm cho hoạt động quản lý và vận hành kho hàng.

Cách 8: Sử dụng công cụ quản lý bán hàng Mento

Mento là một công cụ quản lý bán hàng hiệu quả dành cho chủ cửa hàng tạp hóa. Đặc điểm nổi bật của Mento là không yêu cầu bất kỳ chi phí nào từ người dùng khi trở thành đối tác của họ. Hơn nữa, chủ cửa hàng tạp hóa sẽ được hỗ trợ miễn phí hoàn toàn bằng công cụ quản lý bán hàng để giúp quản lý hàng hóa, doanh thu và lịch sử giao dịch.

Sử dụng công cụ quản lý bán hàng Mento

Công cụ quản lý bán hàng của Mento mang đến sự tiện lợi và khoa học trong việc bán hàng và quản lý hàng hóa. Với các tính năng nổi bật bao gồm tốc độ tính tiền nhanh chóng, quản lý đơn hàng, quản lý hàng hóa, quản lý doanh thu và quản lý các khoản nợ, chủ cửa hàng tạp hóa có thể dễ dàng xử lý những vấn đề khó khăn trước đây.

Công cụ quản lý bán hàng (POS – điểm bán hàng) của Mento đã giải quyết những thách thức đáng chú ý cho chủ cửa hàng tạp hóa. Nhờ đó, chủ cửa hàng có thể thảnh thơi hơn, giảm thiểu tổn thất và không cần phải ghi nhớ quá nhiều về giá cả. Mento mang lại sự nhẹ nhàng và thuận tiện cho chủ cửa hàng, thay vì sử dụng các phần mềm đòi hỏi chi phí cao.

3. Các kinh nghiệm trong quản lý kho hàng

Bên cạnh những kinh nghiệm trong việc quản lý hàng hóa hiệu quả, các chủ cửa hàng cần chú ý đến việc nắm bắt phương pháp quản lý kho hàng, bao gồm:

Chú ý sắp xếp mặt hàng trong kho

Một cách quản lý kho hàng hiệu quả là chú trọng đến việc bố trí và sắp xếp đồ đạc trong kho để tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm hàng hóa. Việc sắp xếp kho hàng theo cách “tùy hứng” sẽ gây lãng phí thời gian và tăng thêm căng thẳng không cần thiết.

Các kinh nghiệm trong quản lý kho hàng

Dưới đây là những gợi ý để bạn lưu ý:

• Sắp xếp hàng theo mức độ liên quan: Đặt những mặt hàng có mối liên quan cao gần nhau. Ví dụ, nhóm các sản phẩm cùng loại hoặc có mối tương đồng về tính chất gần nhau để dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng hơn.
• Thống nhất nguyên tắc sắp xếp: Đảm bảo mọi người trong kho đều tuân thủ cùng một nguyên tắc sắp xếp. Điều này giúp đảm bảo sự nhất quán và dễ dàng trong việc thực hiện quy trình sắp xếp.
• Sử dụng nhãn và mã hàng: Gán nhãn hoặc mã hàng cho từng mặt hàng để dễ dàng nhận biết và tìm kiếm. Việc sử dụng mã hàng có thể giúp quản lý kho hàng dễ dàng hơn và tránh nhầm lẫn.
• Tận dụng không gian: Tận dụng không gian trong kho một cách tối ưu bằng cách sử dụng các giá kệ, hệ thống lưu trữ hoặc hệ thống pallet để tăng khả năng lưu trữ hàng hóa và giảm diện tích sử dụng.
• Sắp xếp hàng theo nguyên tắc “nhập trước xuất trước”: Đảm bảo hàng hóa được sắp xếp theo nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO). Điều này đảm bảo rằng hàng hóa có thời hạn sử dụng ngắn hơn được sử dụng trước, tránh tình trạng hàng hóa hết hạn sử dụng trong kho.

Bằng cách chú trọng vào sắp xếp và bố trí kho hàng theo cách thông minh, bạn có thể giảm thiểu thời gian tìm kiếm và tăng tính hiệu quả trong quá trình quản lý kho hàng.

Dán nhãn và mã hàng hoá

Để quản lý hàng hóa hiệu quả, ngoài việc sắp xếp hàng theo vị trí, việc dán nhãn và mã hàng hóa cũng rất quan trọng. Điều này giúp tăng tính nhanh chóng và hiệu quả trong quá trình tìm kiếm hàng hóa. Hơn nữa, việc dán nhãn và mã hàng cũng giúp bạn dễ dàng kiểm tra hàng hóa.

Kiểm tra số lượng nhập xuất kho thường xuyên

Sai lệch về số lượng hàng hóa thường xuyên xảy ra do phương pháp quản lý kho hàng. Những sai sót này có thể bắt nguồn từ việc đếm số lượng hàng sai hoặc không ghi lại thông tin xuất kho một cách chính xác. Vấn đề này thường gây đau đầu cho các doanh nghiệp và chủ cửa hàng.

Vì vậy, các doanh nghiệp và cửa hàng cần chú ý thực hiện kiểm tra và nhập liệu số lượng hàng hóa nhập xuất kho một cách thường xuyên. Việc này giúp theo dõi và cập nhật thông tin hàng hóa một cách liên tục và đáng tin cậy.

>>> Đừng nên bỏ qua: #8 Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất

Đảm bảo kho luôn gọn gàng, sạch đẹp

Trước và sau mỗi ngày làm việc, việc dọn dẹp và vệ sinh kho hàng là rất quan trọng. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo không gian kho luôn được giữ gọn gàng và sạch sẽ. Đặc biệt, khi quản lý kho vật tư, vấn đề bụi bẩn thường xảy ra nhiều hơn, do đó bạn cần chú ý vệ sinh sạch sẽ hơn.

Cách quản lý hàng hoá hiệu quả bằng việc tiến hành kiểm tra kho định kỳ

Thực hiện kiểm tra kho định kỳ là một bước quan trọng trong quá trình quản lý kho hàng. Thường sau một khoảng thời gian nhất định (như 1 tuần hoặc 1 tháng), bạn nên tiến hành kiểm kê toàn bộ kho để đảm bảo sự khớp đúng về số liệu và phát hiện, sửa chữa các lỗi xảy ra. Việc này giúp tăng hiệu quả trong quản lý kho hàng.

Thanh lý mặt hàng hết giá trị sử dụng

Trong quá trình kiểm kê kho, nếu phát hiện những mặt hàng đã tồn quá lâu hoặc gần hết hạn sử dụng, bạn cần đánh dấu và áp dụng các chương trình thanh lý hoặc khuyến mại để giảm thiểu tình trạng kho hàng quá đầy.

Đặc biệt đối với kinh doanh buôn bán, như các cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini, việc quản lý hàng hóa hiệu quả là vô cùng quan trọng. Hy vọng với những kinh nghiệm trên, bạn có thể áp dụng chiến lược giảm tồn kho, tránh thất thoát và nâng cao doanh thu cho cửa hàng của mình.