Phương pháp quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Mặc dù có nhiều phương pháp quản lý khác nhau cho mỗi công ty, tuy nhiên, mọi doanh nghiệp nên cố gắng giảm thiểu sai sót do con người gây ra trong quản lý hàng tồn. Điều này đồng nghĩa với việc tận dụng sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên, không phải doanh nhân nào cũng có đầy đủ kiến thức về các phương pháp quản lý hàng tồn, và do đó, nhiều khi họ không thể duy trì được sự hài lòng của khách hàng, gặp phải lãng phí thời gian và chi phí, và không thể điều chỉnh được lượng hàng tồn để tránh tình trạng quá tải.
Để khắc phục tình trạng này, hãy tham khảo những chia sẻ hữu ích dưới đây từ Mento. Chắc chắn bạn sẽ nhận thấy rằng việc quản lý này có thể trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nhiều.
1. Hàng tồn kho được hiểu như thế nào
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản ngắn hạn. Hiện nay, hàng tồn kho được phân thành bốn loại chính như sau:
- Nguyên liệu thô: Đây là những nguyên liệu được sử dụng để sản xuất trong tương lai hoặc được bán đi. Đây có thể là nguyên liệu được gửi đi để gia công tái chế hoặc được mua khi đang ở trên đường vận chuyển về.
- Bán thành phẩm: Đây là những sản phẩm đã hoàn thành một hoặc một số công đoạn trong quy trình sản xuất (trừ công đoạn cuối cùng). Những sản phẩm này có thể đã được nhập kho hoặc chuyển giao để tiếp tục gia công thành sản phẩm hoàn chỉnh hoặc được bán ra bên ngoài.
- Thành phẩm: Đây là những sản phẩm đã hoàn thành giai đoạn chế biến cuối cùng trong quy trình sản xuất. Chúng là những sản phẩm hoàn chỉnh sẵn sàng để được tiếp thị và bán ra thị trường.
- Nguồn vật tư: Đây là những vật liệu cần thiết để sản xuất ra sản phẩm, nhưng không trực tiếp cấu thành sản phẩm hoàn chỉnh. Đây có thể là các loại bao bì, nhiên liệu, thùng carton và các nguyên liệu khác.
Hàng tồn kho là những mặt hàng, sản phẩm được Doanh nghiệp giữ lại để bán sau cùng, có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
2. Top 8 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả tốt nhất
Dưới đây là 8 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất được nhiều Doanh nghiệp áp dụng hiện nay:
2.1 Đặt mức tồn kho
Giúp việc quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn bằng cách thiết lập cấp tồn kho cho từng sản phẩm trong kho của bạn. Mức tồn kho là số lượng sản phẩm tối thiểu phải có sẵn trong kho hàng. Khi hàng tồn kho giảm xuống dưới mức quy định, bạn sẽ biết đó là thời điểm để nhập thêm hàng hóa.
Lý tưởng nhất, bạn nên đặt mức tồn kho tối thiểu cho từng sản phẩm. Mức tồn kho này sẽ khác nhau tùy theo tốc độ bán hàng và thời gian để đặt và nhận hàng lại. Thiết lập mức tồn kho ban đầu đòi hỏi bạn phải tiến hành phân tích, nghiên cứu và đưa ra quyết định. Tuy nhiên, việc thiết lập mức tồn kho này sẽ giúp hệ thống hóa quy trình đặt hàng. Nó không chỉ giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng, mà còn cho phép nhân viên của bạn tham gia vào quyết định thay vì phải dựa hoàn toàn vào bạn.
2.2 Đặt cảnh báo mức tồn kho tối thiểu giúp quản lý kho tốt hơn
Hãy nhớ rằng, mức tồn kho tối thiểu cũng có thể thay đổi theo thời gian. Hãy kiểm tra và xem xét một vài lần trong năm để xác định mức tồn kho phù hợp cho từng giai đoạn thời gian.
2.3 Nhập trước xuất trước (FIFO)
Đây là một nguyên tắc quan trọng trong quản lý hàng tồn kho, được gọi là FIFO (First-In-First-Out). Điều này có nghĩa là hàng tồn kho cũ nhất (nhập trước) phải được bán trước (xuất trước), thay vì bán hàng mới nhập về. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm dễ hỏng như thực phẩm và dược phẩm, giúp tránh tổn thất không đáng có.
Nhập trước xuất trước
Ngay cả đối với các sản phẩm không dễ hỏng, việc sử dụng phương pháp FIFO vẫn rất hữu ích. Nếu những sản phẩm cũ luôn được đặt ở phía sau, chúng sẽ dễ bị lỗi thời hoặc mất giá trị hơn. Thêm vào đó, thiết kế bao bì và các tính năng của sản phẩm thường thay đổi theo thời gian. Bạn chắc chắn không muốn kinh doanh những mặt hàng cũ kỹ, không còn phù hợp với thị trường.
Để quản lý hệ thống FIFO, bạn cần có một kho hàng có tổ chức. Điều này thường đòi hỏi bạn đặt các sản phẩm mới vào phía sau. Tức là đảm bảo rằng hàng cũ được đẩy lên phía trước, tiếp cận và xuất bán trước hàng mới hơn.
2.4 Quản lý quan hệ với Nhà cung cấp
Một yếu tố quan trọng của quản lý hàng tồn kho thành công là khả năng thích ứng nhanh chóng. Trong quá trình hoạt động cửa hàng, có những tình huống mà bạn cần trả lại các mặt hàng bán chậm để làm chỗ cho sản phẩm mới, nhập hàng bán chạy nhanh, khắc phục sự cố sản xuất hoặc tạm thời mở rộng không gian lưu trữ. Trong những trường hợp như vậy, quan trọng là bạn phải xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp của mình. Bằng cách này, họ sẽ sẵn sàng hỗ trợ và hợp tác với bạn để giải quyết các vấn đề xảy ra.
Đặc biệt, bạn cần thiết lập một mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp sản phẩm của mình. Số lượng đặt hàng tối thiểu thường có thể được thương lượng. Đừng ngại yêu cầu mức đặt hàng tối thiểu thấp hơn nếu không đủ không gian lưu trữ cho số lượng hàng tồn kho lớn.
2.5 Lên kế hoạch dự phòng
Quản lý hàng tồn kho đối diện với nhiều vấn đề tiềm ẩn có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp nếu không được chuẩn bị. Dưới đây là một số ví dụ:
- Tăng doanh số đột biến và cung cấp hàng hóa trong kho không đáp ứng kịp thời nhu cầu bán hàng.
- Thiếu lưu lượng tiền mặt dẫn đến khả năng thanh toán cho những sản phẩm quan trọng đang cần thiết.
- Kho hàng không đủ dung lượng để đáp ứng tăng trưởng doanh số trong mùa bán hàng.
- Sai sót trong tính toán hàng tồn kho dẫn đến việc có ít hàng hóa hơn dự kiến.
- Một mặt hàng bán chậm chiếm hết không gian lưu trữ, gây ảnh hưởng đến việc nhập kho và bố trí vị trí lưu trữ của các mặt hàng khác.
- Nhà sản xuất không cung cấp đủ sản phẩm mà doanh nghiệp đặt hàng và do đó cần tìm các giải pháp thay thế.
- Nhà sản xuất ngừng sản xuất một sản phẩm mà doanh nghiệp đang kinh doanh mà không có thông báo trước.
- Để tránh những vấn đề này, việc quản lý hàng tồn kho cần được thực hiện một cách cẩn thận và có kế hoạch.
2.6 Kiểm kê thường xuyên
Việc kiểm kê hàng tồn kho định kỳ là rất quan trọng để đảm bảo sự khớp nhau giữa dữ liệu kế toán và thực tế. Dưới đây là một số phương pháp để thực hiện điều này:
- Kiểm kê hàng tồn kho vật lý: Đây là quá trình đếm số lượng hàng tồn kho thực tế trong kho của bạn. Thông thường, nhiều doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng tồn kho vật lý vào cuối năm để liên quan đến việc kế toán và nộp thuế thu nhập. Mặc dù kiểm kê hàng tồn kho vật lý thường chỉ được thực hiện một lần trong năm, nhưng nó đòi hỏi thời gian và công sức đáng kể.
- Kiểm kê tại chỗ: Nếu bạn gặp khó khăn khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho vật lý toàn diện vào cuối năm hoặc khi bạn có số lượng hàng hóa quá lớn, bạn có thể bắt đầu thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ trong suốt năm. Điều này đơn giản là chọn một sản phẩm, đếm và so sánh số lượng với thực tế. Quá trình này được thực hiện theo lịch trình cụ thể. Đặc biệt, nó có thể giúp bạn phát hiện các sản phẩm có vấn đề hoặc bán chạy.
- Kiểm kê theo chu kỳ: Thay vì thực hiện kiểm kê hàng tồn kho vật lý toàn diện, một số doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê hàng tồn kho theo chu kỳ. Thay vì chỉ kiểm kê vào cuối năm, bạn có thể thực hiện kiểm kê định kỳ trong suốt năm. Mỗi ngày, tuần hoặc tháng, một sản phẩm khác nhau được kiểm kê theo lịch trình quay. Có nhiều phương pháp khác nhau để xác định thứ tự kiểm kê của các sản phẩm, Nhưng phương pháp chung là ưu tiên kiểm kê các sản phẩm có giá trị cao hơn thường xuyên hơn.
- Phân loại theo phương pháp ABC: Một số sản phẩm có mức độ quan trọng khác nhau và cần được quản lý theo ưu tiên khác nhau. Sử dụng phân tích ABC cho phép bạn ưu tiên quản lý hàng tồn kho bằng cách phân loại sản phẩm thành ba nhóm:
- A: Sản phẩm giá trị cao với tần suất bán hàng thấp.
- B: Sản phẩm có giá trị vừa phải với tần suất bán hàng vừa phải.
- C: Sản phẩm giá trị thấp với tần suất bán hàng cao.
Khi áp dụng hiệu quả các phương pháp quản lý số lượng lớn hàng tồn kho sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho chính Doanh nghiệp.
2.7 Dự báo chính xác
Dự đoán nhu cầu là một phần quan trọng trong quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Tuy nhiên, việc dự đoán chính xác nhu cầu là một nhiệm vụ khó khăn. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi dự đoán doanh số trong tương lai:
- Xu hướng thị trường: Phân tích xu hướng thị trường để hiểu nhu cầu của khách hàng và dự báo các thay đổi trong yêu cầu sản phẩm. Sự thay đổi trong sở thích và thị hiếu của khách hàng có thể ảnh hưởng đáng kể đến nhu cầu hàng hóa.
- Doanh số bán hàng trong cùng kỳ năm trước: Xem xét doanh số bán hàng trong cùng một tuần, tháng hoặc quý năm trước đây để có cái nhìn tổng quan về xu hướng tăng trưởng hoặc suy giảm trong doanh số.
- Tốc độ tăng trưởng hiện tại: Đánh giá tốc độ tăng trưởng hiện tại của doanh nghiệp và ngành công nghiệp để dự đoán mức độ tăng trưởng trong tương lai.
- Đơn hàng và hợp đồng: Đảm bảo rằng các hợp đồng và đơn hàng đã được xác định và tiến hành dựa trên thông tin khách hàng, từ đó giúp dự đoán nhu cầu hàng hóa trong tương lai.
- Thời vụ và tình hình kinh tế chung: Xem xét yếu tố thời vụ và tình hình kinh tế chung để đánh giá ảnh hưởng của các sự kiện, mùa vụ, hoạt động kinh doanh và chi tiêu người tiêu dùng đến nhu cầu hàng hóa.
- Chương trình khuyến mãi: Đặc biệt xem xét các chương trình khuyến mãi, chiến dịch quảng cáo sắp tới để dự đoán tác động của chúng đến nhu cầu hàng hóa.
- Ngân sách quảng cáo: Xác định ngân sách quảng cáo đã được lập kế hoạch và cân nhắc tác động của hoạt động quảng cáo đến việc tăng cường nhu cầu và doanh số.
2.8 Phương pháp Dropshipping
Dropshipping là một kịch bản lý tưởng từ góc độ quản lý hàng tồn kho. Thay vì phải tự giao hàng và chăm sóc khách hàng, bạn có thể nhờ người khác thực hiện thay bạn. Điều này hoàn toàn loại bỏ nghĩa vụ quản lý hàng tồn kho khỏi doanh nghiệp của bạn. Dropshipping cũng có thể là một sự bổ sung tuyệt vời cho doanh nghiệp của bạn. Nhiều nhà bán buôn và nhà sản xuất quảng cáo dropshipping như một dịch vụ mới nổi. Mặc dù các sản phẩm thường có giá cao hơn, nhưng bạn không cần lo lắng về các chi phí liên quan đến việc giữ hàng tồn kho và dịch vụ.
Phương pháp Dropshipping
Một hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp giảm chi phí và đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn. Nó cung cấp khả năng phân tích các mô hình bán hàng và dự đoán doanh số trong tương lai. Với một hệ thống quản lý hàng tồn kho thích hợp, doanh nghiệp có cơ hội tốt hơn để tìm kiếm lợi nhuận và duy trì sự tồn tại.
Xem thêm: Phần mềm quản lý kho hàng Online hiệu quả miễn phí
3. Các lợi ích của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả mang lại cho Doanh nghiệp
Dưới đây là các lợi ích thiết thực khi quản lý hàng tồn kho hiệu quả theo các phương pháp đã chỉ ra:
Các lợi ích của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả mang lại cho Doanh nghiệp
Giữ chân khách hàng
Để đảm bảo khách hàng tiếp tục quay lại cửa hàng của bạn, một trong những phương pháp quan trọng là duy trì sẵn có các sản phẩm mà khách hàng cần. Quản lý chính xác lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn tránh tình trạng “cháy hàng”, khi khách hàng không thể tìm thấy sản phẩm mà họ muốn khi đến cửa hàng của bạn. Vì vậy, việc áp dụng một phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp cho doanh nghiệp của bạn là rất cần thiết.
Cân bằng lượng hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp bạn xác định chính xác lượng hàng hóa cần thiết, tránh tình trạng hàng tồn kho quá thấp hoặc quá cao so với nhu cầu thực tế.
Quay vòng tồn kho
Bằng cách nắm vững lượng hàng tồn kho, bạn có thể thực hiện cân đối hợp lý, duy trì tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho cao và tránh tình trạng hàng hỏng, quá hạn sử dụng hoặc đòi hỏi vốn đọng quá lâu.
Lập kế hoạch chính xác
Việc quản lý lịch sử hàng tồn kho một cách hiệu quả sẽ giúp bạn dễ dàng dự đoán nhu cầu của khách hàng, duy trì lượng hàng tồn kho vừa đủ và phù hợp với từng giai đoạn.
Đặt hàng
Khi bạn có khả năng quản lý chính xác lượng hàng tồn kho hiện tại, bạn có thể đưa ra quyết định đặt hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho với các tính năng và phương pháp tương ứng, bạn có thể dễ dàng hoàn thành quy trình đặt hàng. Chỉ cần quét mã vạch sản phẩm và nhập thông tin về số lượng hàng muốn nhập, bạn có thể tạo đơn đặt hàng và hóa đơn một cách nhanh chóng.
Theo dõi tồn kho
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều chi nhánh, việc quản lý hàng tồn kho trở nên vô cùng quan trọng, vì bạn cần phải cân đối hàng hóa giữa các chi nhánh, điều chỉnh số lượng hàng phù hợp với từng địa điểm và thời điểm khác nhau, dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng.
Đừng bỏ lỡ: 5 Phương pháp quản lý trang Facebook hiệu quả nhất trong kinh doanh
Tiết kiệm chi phí
Dựa trên dữ liệu hàng tồn kho, bạn có thể xác định chính xác những mặt hàng bán chậm, gây nguy cơ quá lưu trữ vốn. Bằng cách điều chỉnh số lượng hàng hóa này một cách hợp lý và loại bỏ chúng khỏi danh sách của bạn, bạn có thể tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các mặt hàng mang lại lợi ích cao hơn.
Tiết kiệm thời gian
Phương pháp quản lý hàng tồn kho trên hệ thống là một công cụ tuyệt vời giúp tiết kiệm thời gian. Thông qua việc theo dõi định kỳ số lượng hàng hóa và đặt hàng trên hệ thống, bạn không cần phải tự thu thập thông tin từng mặt hàng, từ đó tiết kiệm được thời gian quý báu và tránh sai sót trong quá trình kiểm kê và tính toán.
Tổng kết lại, các phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau mang lại hiệu quả đa dạng cho khách hàng. Tuy nhiên, việc quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả là một câu hỏi đau đầu cho nhiều doanh nghiệp. Hy vọng thông qua việc chia sẻ kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho ở trên, nó sẽ giúp cá nhân và công ty giảm thiểu những bất lợi, khó khăn trong việc dự trữ hàng hóa để phục vụ cho sản xuất và kinh doanh của họ.
