Cách gửi hàng qua bưu điện đơn giản, nhanh chóng cho người mới

Trong thời đại hiện nay, dịch vụ gửi hàng qua bưu điện đã trở nên phổ biến, đặc biệt đối với các tổ chức và cá nhân đang kinh doanh và áp dụng hình thức ship hàng trên toàn quốc. Trong bài viết tư vấn hôm nay, trang Blog mento-beta.test sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về cách gửi hàng qua bưu điện và cách sử dụng dịch vụ ship COD của bưu điện từ A đến Z. Đừng bỏ lỡ thông tin này!

1. Ship COD bưu điện là gì?

Gửi hàng COD qua bưu điện là quy trình gửi hàng qua dịch vụ bưu điện mà người nhận hàng sẽ thanh toán tiền mua hàng trực tiếp cho shipper. Sau đó, người bán hàng sẽ đến bưu điện để nhận tiền thu hộ từ dịch vụ ship COD bưu điện.

Cách gửi hàng qua bưu điện

Trong trường hợp sản phẩm đúng như đơn đặt hàng của người mua, người mua sẽ thanh toán tiền mua hàng cho shipper. Tuy nhiên, nếu hàng hóa không đúng yêu cầu, người mua có quyền đổi hoặc trả lại hàng và người bán sẽ phải chịu toàn bộ phí ship COD bưu điện.

Phương pháp ship COD qua bưu điện hiện đang được sử dụng rất phổ biến bởi các cửa hàng buôn bán online và các sàn thương mại điện tử lớn như Lazada, Shopee.

2. Cách gửi hàng qua bưu điện

Có ba hình thức chuyển hàng thông qua dịch vụ bưu điện được áp dụng phổ biến:

• Bưu phẩm đảm bảo: Được sử dụng để gửi các công văn, giấy tờ quan trọng. Mã bưu phẩm đảm bảo bắt đầu bằng chữ “R” (Ví dụ: RM 123456 VN).
• Chuyển phát nhanh EMS: Sử dụng cho việc vận chuyển các sản phẩm hàng hóa cần giao trong thời gian ngắn. Mã bưu phẩm chuyển phát nhanh bắt đầu bằng chữ “E” (Ví dụ: EM123456VN).
• Bưu kiện: Được áp dụng cho việc gửi hàng hóa thông thường. Phí vận chuyển của bưu kiện thường thấp hơn so với chuyển phát nhanh, nhưng thời gian giao hàng sẽ mất nhiều hơn. Mã bưu phẩm của bưu kiện bắt đầu bằng chữ “C” (Ví dụ: CM123456VN).

3. Hướng dẫn ship hàng qua bưu điện nhanh chóng

Để biết cách gửi hàng qua bưu điện và nhận tiền một cách nhanh chóng, bạn cần hiểu về 3 bước cơ bản của quy trình ship hàng qua bưu điện như sau:

Hướng dẫn ship hàng qua bưu điện nhanh chóng

Bước 1: đóng gói bưu phẩm và hàng hoá

Trước khi tìm hiểu về phí ship COD bưu điện, quy trình đầu tiên trong việc gửi hàng qua bưu điện là chuẩn bị hàng hóa cần gửi và đóng gói hàng hóa. Cách đóng gói hàng gửi bưu điện sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng loại sản phẩm. Cân nặng của hàng hóa, bưu phẩm và hình thức vận chuyển (chuyển phát nhanh hay chuyển phát thường) là những yếu tố quyết định đến phí ship gửi hàng qua bưu điện.

Đóng gói bưu phẩm và hàng hoá

Đối với các bưu phẩm và hàng hóa quan trọng có tính bảo mật cao hoặc các sản phẩm dễ vỡ như đồ thủy tinh, gốm sứ, bạn nên đóng gói hàng cẩn thận tại nhà trước khi mang đến bưu cục để gửi. Việc biết cách đóng gói hàng gửi bưu điện giúp đảm bảo rằng hàng hóa không bị hư hỏng hay mất mát trong quá trình vận chuyển. Dưới đây là một số lưu ý cần biết khi đóng gói hàng gửi bưu điện:

Vật liệu đóng gói: Sử dụng vật liệu mềm như túi nilon hoặc giấy bìa carton để bọc quanh bưu phẩm hoặc hàng hóa. Đối với các bưu phẩm và văn kiện quan trọng như hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ thầu,… trước khi gửi, bạn nên niêm phong bằng dấu hoặc ký tên để đảm bảo tính bảo mật.

Đừng nên bỏ qua: Hướng dẫn gửi hàng qua Viettel post và những lưu ý mà bạn nên biết

Cách đóng gói khi gửi hàng dễ vỡ qua bưu điện

• Để đảm bảo an toàn cho các mặt hàng dễ vỡ như gốm sứ, thủy tinh và những vật liệu tương tự, hãy sử dụng bìa carton hoặc giấy gói bọt khí. Giấy gói bọt khí là loại giấy có khả năng đàn hồi và kháng va đập tốt.
• Khi đóng gói hàng để gửi qua bưu điện, hãy bọc quanh sản phẩm bằng giấy gói bọt khí hoặc bìa carton. Hãy chắc chắn bọc kín tất cả các góc cạnh để đảm bảo rằng hàng hóa không bị hư hỏng khi gặp va đập hay rung lắc mạnh trong quá trình vận chuyển.

Cách đóng gói các loại hình, chai lọ chứa chất lỏng

Để đảm bảo an toàn khi gửi bình, chai lọ chứa chất lỏng qua bưu điện, có những yêu cầu cần tuân thủ. Đầu tiên, miệng chai phải được bịt kín bằng màng bọc thực phẩm hoặc băng dính, nhằm đảm bảo chất lỏng không bị rò rỉ ra ngoài.

Cách đóng gói tốt nhất là đặt bình, chai lọ vào trong thùng thiếc hoặc thùng gỗ, với khoảng trống ở giữa để chèn thêm các vật liệu hút chất lỏng như mùn cưa. Điều này đảm bảo rằng nếu bình bị vỡ hoặc có hiện tượng rò rỉ, các vật liệu hút chất lỏng như mùn cưa sẽ hút hết chất lỏng đó.

Cách đóng gói các loại bình, chai lọ chứa chất lỏng

Một điều quan trọng khác cần lưu ý là khi đựng nhiều chai lọ trong một thùng, hãy sử dụng hạt xốp, mút, tấm bọt khí hoặc xốp để lấp đầy khoảng trống trong thùng. Điều này sẽ giúp ngăn chai lọ va đập vào nhau trong quá trình vận chuyển.

Cách đóng gói hàng hóa, bưu phẩm có thể cuộn tròn như: bản đồ, tranh vẽ…

Đối với tranh vẽ, bản đồ và các mặt hàng có thể cuộn tròn, bạn có thể đơn giản cuộn sản phẩm lại và đặt vào ống nước hoặc ống tròn được làm từ bìa carton cứng. Sau đó, hãy bít kín cả hai đầu của ống bằng băng dính.

Cách đóng gói hàng gửi bưu điện tránh tình trạng đổ vỡ, thất lạc hàng hóa

Bằng cách đóng gói hàng theo phương pháp này, bạn đảm bảo rằng hàng hóa như tranh vẽ và ảnh sẽ không bị rách, vỡ trong quá trình vận chuyển qua bưu điện.

Cách đóng gói hàng điện tử gửi bưu điện

Khi đóng gói các mặt hàng điện tử như máy tính, laptop, điện thoại, tivi, máy ảnh và các sản phẩm tương tự để gửi qua bưu điện, có những yêu cầu cần tuân thủ. Đầu tiên, bạn nên sử dụng miếng bọt bằng polyuretan (PU), polyetylen (PE) hoặc giấy gói Bubble để bọc quanh sản phẩm. Sau đó, sử dụng băng dính hoặc miếng xốp để cố định chặt các góc và đặt sản phẩm trong thùng carton.

Lưu ý quan trọng là nên sử dụng thùng carton có kích thước phù hợp với sản phẩm, tránh sử dụng thùng có kích thước lớn hơn quá nhiều so với hàng hóa. Đồng thời, hãy chèn các tấm mút vào giữa các sản phẩm để đảm bảo rằng sản phẩm không bị di chuyển trong quá trình vận chuyển, từ đó tránh tình trạng bị méo hoặc vỡ.

Cách đóng hàng ở bưu điện với các loại hàng hoá khác

Khi vận chuyển các loại hàng hóa như quần áo, gấu bông, đồ gia dụng, nên sử dụng thùng carton hoặc túi nilon để bọc quanh sản phẩm và sử dụng băng dính để đảm bảo hàng hóa được bọc kín. Đồng thời, nên sử dụng vật liệu gói hàng chuyên dụng để đảm bảo hàng không bị di chuyển trong quá trình vận chuyển.

Đối với các hàng hóa dễ bị bóp méo biến dạng như túi xách, giày dép, hãy chọn thùng carton có kích thước phù hợp và chèn tấm bọt vào giữa để đảm bảo hàng hóa không bị biến dạng khi gửi đến khách hàng.

Một vài lưu ý khác về cách gói hàng gửi bưu điện

• Hàng hóa cần được gói bằng một bề mặt phẳng, nhẵn để có thể dán phiếu thông tin của người gửi và người nhận lên trên.
• Trong trường hợp hàng hóa đi kèm với giấy tờ hướng dẫn sử dụng, giấy bảo hành hoặc hóa đơn, nên đặt chúng bên trong thùng hàng thay vì dán ở bên ngoài thùng.
• Không nên sử dụng dây vải hoặc dây thừng để buộc hàng hóa.
• Không nên sử dụng giấy hoặc vải để đóng gói hàng hóa.
• Thay vào đó, nên sử dụng băng dính để dán bên ngoài thùng hàng.

Bước 2: Tìm kiếm bưu cục gần cửa hàng nhất để gửi hàng

Để tiết kiệm thời gian di chuyển, trước khi gửi hàng qua bưu điện cho khách hàng, bạn nên tìm địa chỉ bưu cục gần cửa hàng của mình nhất để gửi hàng. Quá trình tìm kiếm địa chỉ bưu cục rất đơn giản. Bạn chỉ cần truy cập vào đường link sau: https://www.vnpost.vn/vi-vn/buu-cuc/tim-kiem

Cách gửi hàng qua bưu điện

Sau đó, bạn sẽ nhập thông tin về tỉnh/thành phố và quận/huyện mà bạn đang kinh doanh, sau đó chọn loại dịch vụ mà bạn muốn sử dụng, bao gồm dịch vụ gửi bưu kiện trong nước, quốc tế hoặc bưu phẩm đảm bảo,… Danh sách các bưu cục trong khu vực bạn đã chọn sẽ hiển thị.

Ví dụ: Nếu bạn muốn gửi hàng hóa từ Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội và sử dụng dịch vụ gửi bưu kiện trong nước, bạn chỉ cần nhập thông tin như hình dưới đây. Danh sách các bưu cục hỗ trợ gửi bưu kiện trong nước ở khu vực Hoàn Kiếm – Hà Nội sẽ được hiển thị.

Bước 3: Làm thủ tục gửi hàng qua bưu điện

Làm thủ tục gửi hàng qua bưu điện như thế nào

Khi bạn đến bưu điện để gửi hàng, nhân viên sẽ hỏi bạn về phương thức vận chuyển COD (Thu hộ) mà bạn muốn sử dụng, bao gồm chuyển phát nhanh, gửi bưu kiện hoặc bưu phẩm đảm bảo. Nếu bạn không biết cách vận chuyển hàng qua bưu điện và nhận tiền, bạn có thể trực tiếp hỏi nhân viên bưu điện để được hướng dẫn chi tiết và cụ thể về quy trình gửi hàng qua bưu điện.

Tờ phiếu nhập thông tin gửi hàng khi ship COD tại bưu điện

Tiếp theo, nhân viên bưu điện sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa mà bạn muốn gửi (bao gồm khối lượng, kích thước và loại hàng). Dựa trên thông tin này, nhân viên sẽ thông báo mức phí vận chuyển cho bạn. Bạn sẽ nhận được một phiếu gửi hàng, và nhiệm vụ của bạn là điền đầy đủ thông tin người nhận, bao gồm họ tên, số điện thoại và địa chỉ nhận hàng.

Phiếu gửi hàng này sẽ được bạn giữ lại để sử dụng khi đến nhận tiền thu hộ tại bưu điện và để làm cơ sở để đối chiếu trong trường hợp hàng hóa bị mất hoặc có sự cố xảy ra trong quá trình vận chuyển qua bưu điện.

Đọc thêm bài viết khác: Khám phá 7 dịch vụ vận chuyển phổ biến tại Việt Nam

Gửi hàng qua bưu điện mất bao lâu

Sau khi hoàn thành phiếu gửi hàng, nhân viên bưu điện sẽ xác nhận lại với bạn về thông tin người gửi, người nhận và phí vận chuyển hàng qua bưu điện. Đồng thời, nhân viên cũng sẽ thông báo thời gian dự kiến để gửi hàng, để bạn có thể thông báo cho khách hàng của mình về thời gian nhận hàng.

Gửi hàng qua bưu điện mất bao lâu

Về dịch vụ chuyển phát nhanh EMS, thời gian gửi hàng thường là từ 6 đến 12 giờ nếu gửi cùng tỉnh/thành phố, và từ 12 đến 48 giờ đối với các đơn hàng gửi đi tỉnh khác.

Nhận tiền khi ship hàng qua bưu điện như thế nào

Bạn sẽ được yêu cầu thanh toán tiền gửi hàng qua bưu điện trước, và sau đó, bạn sẽ nhận được tiền thu hộ từ bưu điện. Trên hóa đơn gửi hàng của bạn sẽ có mã vận chuyển cho hàng hóa. Bạn có thể tra cứu thông tin về việc vận chuyển hàng hóa của mình và xem nó đang được vận chuyển đến đâu thông qua mã bưu phẩm trên hóa đơn.

Nhận tiền khi ship hàng qua bưu điện như thế nào

Rất quan trọng là bạn phải giữ lại hóa đơn này để sử dụng trong trường hợp có sự cố xảy ra. Đặc biệt, đối với việc gửi hàng bưu điện với hình thức người nhận trả tiền, bạn cần giữ hóa đơn để sau khi hàng đã được giao cho khách hàng, bạn có thể mang hóa đơn đến bưu điện để nhận tiền thu hộ.

4. Cách tính phí gửi hàng bưu điện như thế nào

Phí vận chuyển hàng qua bưu điện được tính dựa trên khoảng cách vận chuyển, khối lượng và kích thước của hàng hóa. Để biết chi tiết về phí ship COD bưu điện và giá gửi đồ qua bưu điện, bạn có thể truy cập vào đường link sau: https://www.vnpost.vn/vi-vn/tra-cuu-gia-cuoc

Trang web này cho phép bạn nhập thông tin về địa chỉ gửi hàng, địa chỉ nhận hàng, khối lượng hoặc kích thước hàng hóa. Bạn sẽ nhận được thông tin về bảng giá dự kiến để gửi hàng qua bưu điện. Tuy nhiên, đây chỉ là mức giá ước tính và để biết chính xác phí ship hàng qua bưu điện, bạn nên đến gần nhất bưu cục để được tư vấn chi tiết.

Ví dụ: Nếu bạn muốn vận chuyển một bưu kiện có khối lượng 5 gram từ nội thành Hà Nội đến nội thành Hồ Chí Minh, bạn chỉ cần nhập thông tin tương ứng vào các ô trên trang web, và bảng giá gửi hàng qua bưu điện sẽ hiển thị. Lưu ý rằng đây chỉ là mức giá dự kiến và chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng và phụ phí.

Cách tra cứu phí gửi hàng bưu điện

Các shop online thường gửi hàng thu hộ (COD) ra tỉnh thường có thắc mắc về bảng giá ship COD của bưu điện. Phí ship COD sẽ được tính khi bạn đến bưu cục để gửi hàng, và phụ thuộc vào giá trị hàng hóa, tuy nhiên, phí tối thiểu là 13.000đ.

Bạn có thể tham khảo bảng giá ship COD EMS (Chuyển phát nhanh) của bưu điện sau đây:

Bảng giá ship COD dịch vụ bưu kiện:

Bảng giá ship COD tại bưu điện sẽ bao gồm:

• Cước dịch vụ gửi hàng: Phí vận chuyển hàng hóa theo các dịch vụ bạn lựa chọn như EMS, bưu phẩm, v.v.
• Phí thu hộ: Phí được tính khi người nhận thanh toán tiền hàng hộ khi nhận gửi.
• Phí chuyển tiền: Phí liên quan đến việc chuyển tiền từ người gửi đến người nhận trong trường hợp có yêu cầu chuyển tiền kèm theo gửi hàng.
• Phí chuyển hoàn: Phí được áp dụng khi hàng hóa cần được hoàn trả về người gửi hoặc chuyển tới địa chỉ khác do yêu cầu của người nhận.
• Phí hàng cồng kềnh: Đây là phí phụ thu khi hàng hóa có kích thước hoặc trọng lượng lớn, vượt quá mức quy định của dịch vụ gửi hàng thông thường.

Ngoài ra, còn có thể có các phí dịch vụ khác liên quan đến đặc điểm và yêu cầu cụ thể của việc gửi hàng như phí bảo hiểm, phí giao hàng nhanh, v.v. Các phí này thường được áp dụng tùy theo quy định của từng nhà vận chuyển và dịch vụ gửi hàng cụ thể.

Tìm hiểu thêm: Chủ nhật Lazada có giao hàng không? Làm thế nào để nhận hàng nhanh nhất?

5. Cách kiểm tra hàng gửi bưu điện đang ở đâu

Để xem thông tin về vị trí của hàng hóa đang được vận chuyển qua bưu điện, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Truy cập vào trang web vnpost.vn.
• Bấm vào mục Tra cứu – Định vị.
• Nhập mã bưu phẩm từ hóa đơn gửi hàng của bạn.
• Nhấn vào nút tìm kiếm.

Khi đó, bạn sẽ được hiển thị toàn bộ thông tin về quá trình vận chuyển hàng hóa qua bưu điện, bao gồm cả thông tin về vị trí hàng hóa theo thời gian thực.

Cách gửi hàng qua bưu điện

Đối với trường hợp gửi hàng với hình thức ship COD, người bán hàng nên biết cách kiểm tra vị trí của hàng hóa đang được vận chuyển qua bưu điện để theo dõi quá trình giao nhận. Khi hàng hóa hoặc bưu phẩm của bạn đã được giao thành công, trên màn hình tra cứu sẽ hiển thị thông tin thêm về việc đã thu tiền. Khi đó, bạn có thể đến bưu điện để nhận tiền ship COD tại đó.

6. Cách nhận tiền ship COD bưu điện

Sau khi xác nhận rằng hàng gửi bưu điện đã được giao thành công cho khách hàng, bạn mang theo chứng minh thư và hóa đơn gửi hàng đến bưu điện. Nhân viên bưu điện sẽ tiến hành kiểm tra và so khớp dữ liệu. Nếu thông tin là chính xác, bạn sẽ ký vào biên nhận và nhận tiền ship COD từ bưu điện.

7. Nên ship hàng qua bưu điện hay dịch vụ vận chuyển

Khi thực hiện việc gửi hàng qua bưu điện hoặc thông qua các đơn vị vận chuyển khác, cách thức này cũng như cách thức khác đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Khi bạn có nhu cầu vận chuyển nhiều hàng hóa đến các địa điểm khác nhau, việc tính toán và lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp là rất quan trọng. Điều này giúp bạn tiết kiệm chi phí, đáp ứng thời gian giao hàng và đảm bảo chất lượng của hàng hóa.

Nên ship hàng qua bưu điện hay dịch vụ vận chuyển

Việc lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp sẽ giúp bạn:

• Tiết kiệm chi phí: Bạn có thể so sánh và lựa chọn đơn vị vận chuyển có mức phí hợp lý và phù hợp với ngân sách của bạn.
• Thời gian giao hàng: Các đơn vị vận chuyển có thể có thời gian giao hàng khác nhau. Bạn cần xem xét thời gian cần thiết để đảm bảo hàng hóa đến đúng thời hạn yêu cầu.
• Chất lượng hàng hóa: Nên xem xét chất lượng và uy tín của đơn vị vận chuyển để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách an toàn và không bị hư hại.

Việc tính toán và lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp sẽ giúp bạn tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa, đáp ứng được nhu cầu và yêu cầu của bạn.

8. Một số lưu ý khi gửi hàng qua bưu điện

8.1 Thời gian bưu điện làm việc

Để đảm bảo việc gửi hàng qua bưu điện thuận lợi, bạn cần nắm vững thông tin về thời gian làm việc của bưu điện. Điều này giúp bạn có thể sắp xếp thời gian gửi hàng một cách chủ động, tránh tình trạng đến bưu điện mà không thể gửi hàng do bưu điện đã đóng cửa.

Thời gian bưu điện làm việc

Để làm được điều này, bạn có thể tham khảo thông tin về thời gian làm việc của bưu điện từ trang web của nhà vận chuyển hoặc thông qua việc liên hệ trực tiếp với bưu điện. Việc nắm vững thông tin này sẽ giúp bạn lựa chọn thời gian phù hợp để đến bưu điện gửi hàng mà không gặp khó khăn.

Thời gian bưu điện làm việc cụ thể như sau:

Thời gian làm việc của bưu điện thường có các khung giờ như sau:

• Buổi sáng: Từ 7h30 đến 12h00.
• Buổi chiều: Từ 13h00 đến 19h00.

Hầu hết các bưu điện làm việc từ thứ 2 đến sáng thứ 7. Tuy nhiên, thời gian làm việc của bưu điện có thể khác nhau tùy từng địa điểm. Một số điểm giao dịch lớn có thể mở cửa từ 6h30 sáng, đóng cửa lúc 20h00 và có thể hoạt động cả ngày chủ nhật, ngày lễ và ngày Tết.

Để tránh bất tiện, bạn nên nắm rõ thời gian làm việc của bưu điện mà bạn thường giao dịch để có thể sắp xếp thời gian gửi hàng một cách thuận tiện.

Thời gian làm việc của bưu kiện Hà Nội

Thời gian làm việc của bưu điện thường như sau:

• Từ thứ 2 đến thứ 7: Thời gian làm việc từ 7h30 đến 19h00.
• Chủ nhật và ngày lễ: Thời gian làm việc từ 8h00 đến 18h00.

Với thời gian làm việc này, bạn có thể lựa chọn thời điểm phù hợp để đến bưu điện gửi hàng hoặc thực hiện các giao dịch khác liên quan đến bưu điện.

Thời gian làm việc của bưu điện Tp. HCM

Các điểm giao dịch thuộc hệ thống bưu điện tại thành phố Hồ Chí Minh mở cửa sớm nhất từ 7 giờ sáng và đóng cửa muộn nhất vào 19 giờ. Để biết thông tin chính xác về thời gian làm việc của các điểm giao dịch tại TP.HCM, bạn có thể liên hệ với Hotline: 1900 54 54 81 để được cung cấp thông tin chi tiết.

Không nên bỏ qua: 10 bí quyết buôn gì nhanh giàu và dễ kiếm tiền nhất hiện nay

8.2 Gửi hàng qua bưu điện mất bao lâu mới nhận được

Mặc dù phí vận chuyển hàng qua bưu điện thường rẻ hơn so với các dịch vụ vận chuyển khác, thời gian giao hàng có thể chậm hơn một chút. Thắc mắc về thời gian gửi hàng qua bưu điện là điều mà nhiều chủ shop quan tâm.

Gửi hàng qua bưu điện mất bao lâu mới nhận được

Thời gian giao hàng khi sử dụng dịch vụ gửi hàng qua bưu điện phụ thuộc vào hình thức vận chuyển mà bạn chọn và địa chỉ nhận hàng.

• Dịch vụ chuyển phát nhanh: Thời gian giao hàng tối đa là 48 giờ, tức là trong vòng 2 ngày, người nhận sẽ nhận được hàng.
• Dịch vụ chuyển phát thường: Thời gian giao hàng tối đa là 7 ngày khi vận chuyển từ các tỉnh phía Bắc vào Sài Gòn và ngược lại. Tuy nhiên, thời gian gửi hàng qua bưu điện cũng phụ thuộc vào khoảng cách vận chuyển. Nếu khoảng cách vận chuyển giữa các tỉnh thành gần nhau, thì thời gian giao hàng sẽ nhanh hơn. Ví dụ: Nếu bạn chuyển hàng từ Bắc Ninh đến Hải Dương, thì thời gian giao hàng sẽ nhanh hơn so với việc chuyển từ Bắc Ninh đến Quy Nhơn.

8.3 Cách xử lý sự cố bất ngờ trong khi gửi hàng qua bưu điện

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa đến khách hàng, có thể xảy ra các sự cố như mất hàng, hàng bị chuyển hoàn, hỏng hóc trong quá trình vận chuyển, hoặc thời gian giao hàng lâu hơn so với dự kiến. Khi gặp phải những vấn đề này, bạn nên liên hệ với bưu điện và khách hàng để giải quyết nhanh chóng và kịp thời.

Ví dụ: Nếu nhân viên giao hàng không thể liên lạc được với khách hàng, bạn có thể thử tìm các phương tiện liên lạc khác như Facebook, Zalo, hoặc Email để giảm thiểu khả năng hoàn hàng.

Cách xử lý sự cố bất ngờ trong khi gửi hàng qua bưu điện

Tuy nhiên, việc sử dụng dịch vụ gửi hàng qua bưu điện thu tiền hộ (COD) cũng mang theo một số rủi ro. Ví dụ, khách hàng có thể từ chối nhận hàng hoặc các đối thủ cạnh tranh có thể đặt hàng nhưng không nhận để gây rối và khiến bạn phải hoàn hàng nhiều lần.

Để giảm thiểu rủi ro khi sử dụng dịch vụ gửi hàng qua bưu điện thu tiền hộ, bạn có thể áp dụng các biện pháp sau:

• Lập danh sách khách hàng không nhận hàng (blacklist): Ghi lại thông tin của những khách hàng đã từ chối nhận hàng trước đó. Nếu những khách hàng này đặt hàng lại, bạn có thể yêu cầu họ đặt cọc trước để đảm bảo không gây lo lắng về việc hoàn hàng và phí gửi hàng qua bưu điện.
• Xác minh thông tin khách hàng: Trước khi chấp nhận đơn hàng COD, hãy xác minh thông tin của khách hàng một cách cẩn thận. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng khách hàng là đáng tin cậy và có ý định thực sự mua hàng.
• Tích cực liên lạc với khách hàng: Đảm bảo rằng bạn có kênh liên lạc hiệu quả với khách hàng, để giải quyết mọi vấn đề hoặc thắc mắc từ phía khách hàng một cách nhanh chóng và tốt nhất.

Qua việc áp dụng các biện pháp này, bạn có thể giảm thiểu rủi ro khi sử dụng dịch vụ gửi hàng qua bưu điện thu tiền hộ và tăng tính hiệu quả trong quá trình giao hàng.

8.4 Gửi hàng bưu điện bị mất hàng

Trong trường hợp gặp sự cố mất hàng khi gửi qua bưu điện, bạn nên liên hệ với bưu điện để xử lý và tìm hiểu về chính sách bồi thường. Đồng thời, hãy liên hệ với khách hàng để xin lỗi về vấn đề hàng hóa bị mất và đề nghị gửi lại hàng cho khách nếu họ đồng ý.

Thời gian khiếu nại trong trường hợp mất hàng là trong vòng 6 tháng kể từ ngày kết thúc thời gian vận chuyển của bưu phẩm hoặc từ ngày gửi nếu đơn hàng chưa hoàn thành. Mức đền bù khi bưu điện làm mất hàng tương đương với 4 lần cước dịch vụ bạn đã thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT).

Việc liên hệ và xử lý sự cố mất hàng nhanh chóng và hợp tác với bưu điện và khách hàng sẽ giúp giải quyết tình huống một cách hiệu quả và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.

9. Kiểm tra tra đơn hàng bưu điện (Tra cứu vận đơn bưu điện)

Thường thì bạn không cần phải tra cứu vận đơn bưu điện nếu toàn bộ đơn hàng được giao nhanh chóng và khách hàng nhận hàng và thanh toán đầy đủ.

Kiểm tra tra đơn hàng bưu điện

Tuy nhiên, trong thực tế kinh doanh trực tuyến và giao hàng thu tiền hộ (COD), chắc chắn sẽ xảy ra nhiều tình huống không lường trước như khách hàng không nghe điện thoại, khách hàng hủy đơn, khách hàng phản hồi về thái độ của nhân viên giao hàng và từ chối nhận hàng, hoặc khách hàng yêu cầu kiểm tra hàng trước khi nhận…

Đôi khi bạn cũng muốn tra cứu đơn hàng bưu điện chỉ vì thấy khách hàng nhận hàng chậm, khiến bạn lo lắng. Tổng thể, bạn có 3 cách để tra cứu đơn hàng vnpost. Dưới đây là chi tiết:

• Tra cứu vận đơn bưu điện trực tuyến: Truy cập vào trang web của vnpost hoặc dịch vụ gửi hàng bạn sử dụng, sau đó nhập mã vận đơn và thực hiện tìm kiếm. Thông tin về quá trình vận chuyển và trạng thái giao hàng sẽ được hiển thị.
• Liên hệ với bưu điện: Nếu bạn không thể tra cứu thông tin vận đơn trực tuyến, hãy liên hệ trực tiếp với bưu điện thông qua số điện thoại hoặc địa chỉ cung cấp. Nhân viên bưu điện sẽ hỗ trợ bạn tra cứu và cung cấp thông tin về đơn hàng.
• Liên hệ với dịch vụ gửi hàng: Nếu bạn sử dụng dịch vụ gửi hàng qua bên thứ ba, hãy liên hệ với dịch vụ đó để tra cứu thông tin vận đơn. Họ sẽ cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ bạn trong việc theo dõi đơn hàng.

Tuy nhiên, trước khi tra cứu đơn hàng, hãy lưu ý rằng quá trình giao hàng có thể mất thời gian và cần sự kiên nhẫn. Hãy liên hệ với khách hàng để thông báo về thời gian giao hàng dự kiến và đảm bảo họ hiểu rõ về quy trình giao hàng của bạn.

Đừng bỏ lỡ: Bí quyết bán hàng online hiệu quả: 7 Bước cần biết để thành công

9.1. Kiểm tra đơn hàng bưu điện VNPost bằng cách soạn tin nhắn

Gửi tin nhắn theo cú pháp: EMS <Mã vận đơn> gửi 8176 có thể giúp bạn tra cứu mã vận đơn bưu điện mọi lúc mà không cần kết nối internet. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ cho phép bạn tra cứu một mã vận đơn mỗi lần và mất 1.000đ/tin nhắn. Nếu có nhiều mã vận đơn cần tra cứu, phương pháp này sẽ không khả thi.

9.2. Tra cứu mã vận đơn bưu điện trực tiếp trên website

Truy cập webstite ems.com.vn và điền mã hàng của bưu phẩm như hình bên dưới.

Tra cứu mã vận đơn bưu điện

Có thể tra cứu tối đa 10 đơn hàng VNPost/lần. Tra cứu miễn phí, nhưng quá nhiều vận đơn sẽ không phù hợp.

9.3. Tra cứu hàng nghìn vận đơn bưu điện trên phần mềm Mento

Khi bạn có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn đơn hàng, bưu phẩm, bưu kiện gửi qua bưu điện, phương pháp tra cứu trên sẽ trở nên không khả thi. Trong trường hợp này, để tra cứu mã vận đơn đơn hàng, chúng ta cần sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý bán hàng như Sapo. Sapo không chỉ giúp bạn kiểm tra vận đơn hàng gửi bưu điện mà còn cho phép tra cứu vận đơn của hàng loạt từ các đơn vị vận chuyển khác như Viettel Post, Giao hàng nhanh, Giao hàng tiết kiệm, AhaMove, DHL…

Tra cứu hàng nghìn vận đơn bưu điện trên phần mềm Mento

Bạn có thể dễ dàng nắm bắt tình trạng của đơn hàng thông qua các trạng thái như “Đang giao hàng”, “Giao hàng thành công”, “Chờ giao hàng”,… theo từng đơn vị vận chuyển hoặc khoảng thời gian do chủ shop lựa chọn. Điều này giúp bạn theo dõi và quản lý đơn hàng một cách thuận tiện và nhanh chóng.

Hy vọng qua những hướng dẫn về cách gửi hàng qua bưu điện trên của Mento.vn, bạn đã có kiến thức về cách vận chuyển hàng qua bưu điện, ship COD bưu điện, tính phí gửi hàng bưu điện và cách xử lý các sự cố có thể xảy ra. Chúc cho cửa hàng của bạn luôn thịnh vượng và kinh doanh phát đạt!