Hệ thống thông tin quản lý bán hàng luôn là một yếu tố quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Nếu thiếu “mảnh ghép” này, quá trình bán hàng sẽ gặp khó khăn và không hiệu quả. Ngoài ra, việc thiếu hệ thống quản lý bán hàng còn có thể ảnh hưởng đến nhiều vấn đề khác trong hoạt động kinh doanh tổng thể.
Tuy nhiên, không phải ai cũng có đủ khả năng và kinh nghiệm để xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng đạt chuẩn. Dưới đây, mento-beta.test sẽ hướng dẫn bạn cách hoàn thiện một hệ thống quản lý bán hàng chuyên nghiệp và khoa học nhằm tối ưu hóa quá trình quản lý bán hàng.
1. Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là gì?
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là thuật ngữ chuyên ngành và không phải ai cũng hiểu rõ ý nghĩa của nó. Để hiểu đầy đủ về hệ thống này, chúng ta cần tìm hiểu khái niệm quản lý bán hàng. Quản lý bán hàng có thể được định nghĩa đơn giản là hoạt động quản trị được thực hiện bởi cá nhân hoặc tổ chức trong lĩnh vực kinh doanh và buôn bán. Quản lý bán hàng liên quan đến việc phân phối hàng hóa và dịch vụ thông qua hệ thống các kênh kết nối. Mục tiêu của việc quản lý bán hàng là tối ưu hóa hiệu quả của các hoạt động kinh doanh và đạt được các mục tiêu kinh doanh mong đợi.
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Từ khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu rằng hệ thống quản lý bán hàng đơn giản là sự kết hợp các quy trình, công cụ,… được thực hiện một cách đồng nhất. Người phụ trách, như nhà quản trị hay quản lý, sẽ tiến hành công việc này trong một khoảng thời gian nhất định và xác lập một tiêu chuẩn chung. Hệ thống quản lý bán hàng có thể là một hệ thống truyền thống hoặc được xây dựng bằng công nghệ tiên tiến. Tuy nhiên, trong thời đại số đang phát triển mạnh mẽ, khi nhắc đến hệ thống quản lý bán hàng số, nó thường đề cập đến phần mềm được thiết kế đặc biệt cho mục đích này.
Sự áp dụng phần mềm quản lý bán hàng ngày càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp và công ty. Điều này thay thế cho các phương pháp quản lý truyền thống, ngày càng lạc hậu và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Hơn nữa, việc áp dụng phần mềm này giúp doanh nghiệp có thể quản lý và kiểm soát toàn bộ hệ thống một cách chặt chẽ. Triển khai hệ thống quản lý bán hàng bao gồm nhiều khâu cụ thể như quản lý đơn hàng, quản lý nhân viên, quản lý kho hàng, quản lý vận đơn, v.v.
>>> Không nên bỏ qua: Top 13 phần mềm quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất hiện nay
2. Mô tả hệ thống quản lý bán hàng trong doanh nghiệp
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm trên, dưới đây chúng tôi sẽ trình bày một cách chi tiết về hệ thống quản lý bán hàng trong doanh nghiệp. Hệ thống quản lý bán hàng được hiểu là một phương pháp giúp doanh nghiệp vận hành, kiểm soát và đánh giá hoạt động bán hàng một cách chuyên nghiệp và chặt chẽ hơn. Đồng thời, với một hệ thống quản lý bán hàng sâu sắc, các nhà quản trị có khả năng đánh giá hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên, giảm thiểu tổn thất hàng hóa và ngăn chặn sự gian lận.
Mô tả hệ thống quản lý bán hàng trong doanh nghiệp
Sau khi hoàn thành các công việc liên quan đến đơn hàng, người bán hàng cùng với người phụ trách sẽ tổng hợp đầy đủ thông tin để gửi lên hệ thống quản lý. Hệ thống quản lý bán hàng sẽ đảm bảo rằng các nội dung công việc sau đây được thực hiện đầy đủ:
- Tiếp nhận và xử lý tất cả các đơn hàng.
- Ghi lại và lưu trữ thông tin liên quan đến đơn hàng.
- Hoàn thiện phiếu bảo hành cho đơn hàng và lưu trữ nó.
- Thống kê và tính toán doanh thu, chi phí và giá trị hàng hóa.
- Theo dõi tình trạng xuất, nhập và tồn kho hàng hóa.
- Lập báo cáo theo dõi và đánh giá để trình lên Ban Giám Đốc.
Thường thì các hệ thống quản lý bán hàng cơ bản sẽ có các bước tương tự nhau: tiếp nhận đơn hàng, thu thập thông tin đơn hàng, lưu trữ thông tin, lưu trữ đơn hàng và cuối cùng lập kế hoạch xử lý và lịch hẹn gặp khách hàng cụ thể. Sau đó, các bước tiếp theo được đề cập ở trên sẽ hỗ trợ trực tiếp đội ngũ bán hàng trong việc cung cấp và phân phối hàng hóa và dịch vụ. Tất cả nhằm xây dựng một tổ chức hoạt động hợp nhất dựa trên nguồn lực, chiến lược kinh doanh và cơ sở đã được đề ra.
3. Tầm quan trọng hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Ngày nay, hệ thống quản lý bán hàng được coi là một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp và công ty. Nó có vai trò quyết định đến sự thành bại của mỗi tổ chức và đồng thời là một chỉ bảo, một chỉ đạo giúp bạn đưa ra những quyết định phát triển thông minh. Dễ thấy rằng hệ thống quản lý bán hàng đóng vai trò quan trọng không chỉ trong hoạt động bán hàng đơn thuần mà còn ảnh hưởng đến nhiều khâu công việc, quy trình và chiến lược kinh doanh và marketing tổng thể.
Tầm quan trọng hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Sự thiếu sót hoặc hệ thống quản lý bán hàng không được xây dựng một cách hiệu quả và đạt chuẩn sẽ gây gián đoạn trong quá trình bán hàng, làm giảm sự liên tục và gây chậm trễ. Điều này cũng làm cho Ban Giám Đốc và nhà quản trị khó có thể theo dõi tình hình bán hàng và hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chi tiết. Nhiều doanh nghiệp gặp vấn đề về mất hàng do hệ thống quản lý bán hàng không được thiết lập một cách chuyên nghiệp. Đôi khi, họ gặp phải việc nhân viên “lừa qua mặt” bằng cách gian lận trong việc bán hàng ra thị trường.
Trong khi đó, hệ thống quản lý bán hàng sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một nền tảng để giải quyết các vấn đề và tối ưu hóa công việc. Nó không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Đồng thời, nó cung cấp các chiến lược, chính sách và nhiệm vụ cần thiết cho tương lai của doanh nghiệp. Khi kinh doanh, sự chính xác và hiệu quả rất quan trọng và cần được chú trọng hơn bao giờ hết.
4. Các chức năng hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Trước khi xây dựng hệ thống quản lý bán hàng, bạn cần hiểu rõ những chức năng cụ thể mà nó cần phải có. Việc hoàn thiện hệ thống sẽ dựa trên những chức năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc bán hàng trong từng doanh nghiệp. Sử dụng công nghệ và kỹ thuật giúp quản lý bán hàng trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn nhiều. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải hiểu rõ những chức năng của hệ thống quản lý bán hàng để tổ chức kinh doanh của bạn một cách hiệu quả.
Các chức năng hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Thực tế, chức năng của hệ thống quản lý bán hàng sẽ khác nhau tùy theo yêu cầu và mô hình kinh doanh của từng đơn vị. Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng được coi là việc xác định nguyên tắc cần thiết để doanh nghiệp tồn tại. Vì vậy, mỗi chức năng trong hệ thống sẽ được thiết kế kỹ lưỡng, và có ít nhất 5 chức năng cơ bản sau:
- Quản lý đơn hàng: Đảm bảo quá trình tiếp nhận và xử lý các đơn hàng một cách hiệu quả.
- Quản lý kho hàng hóa: Theo dõi và kiểm soát tình trạng xuất nhập tồn của hàng hóa trong kho.
- Báo cáo: Tạo ra các báo cáo và thông tin phân tích để đánh giá hiệu suất bán hàng và tình hình kinh doanh.
- Quản lý tài chính: Theo dõi và quản lý các giao dịch tài chính liên quan đến quá trình bán hàng, bao gồm doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
- Quản lý khách hàng: Lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi tương tác và tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
Hiện nay, để tối ưu quá trình quản lý bán hàng, nhiều doanh nghiệp sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp. Tuy vậy, những chức năng trên vẫn được coi là quan trọng và là tiêu chí để đánh giá khi lựa chọn và áp dụng hệ thống quản lý bán hàng.
5. Cách xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng đạt chuẩn
Ngoài việc áp dụng công nghệ và phần mềm, việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng vẫn là nhiệm vụ trực tiếp được thực hiện bởi các doanh nghiệp. Vì các phần mềm chỉ đơn thuần là một công cụ để tăng cường hiệu suất làm việc, trong khi bản chất vẫn đòi hỏi sự quản lý và giám sát từ đội ngũ lãnh đạo đến nhân viên cấp dưới. Một hệ thống quản lý bán hàng đạt chuẩn sẽ được xây dựng từ những thành phần sau đây:
Cách xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng đạt chuẩn
- Quản lý sản phẩm: Sản phẩm cần được quản lý một cách khoa học và rõ ràng thông qua việc sử dụng mã vạch để phân chia. Việc đơn giản hóa thông tin qua mã vạch sẽ giúp quản lý, tìm kiếm và thống kê nhanh chóng.
- Quản lý kho hàng: Tất cả thông tin cần được cập nhật liên tục vào hệ thống để đảm bảo số lượng xuất, nhập và tồn kho luôn chính xác. Điều này giúp tránh tình trạng mất hàng và giảm chi phí cho doanh nghiệp.
- Quản lý nhân viên: Nhóm nhân viên làm việc và tiếp xúc trực tiếp với khách hàng cần được quản lý theo nhiều tiêu chí khác nhau, không chỉ dựa trên doanh số mà họ mang lại.
- Quản lý khách hàng: Khách hàng là nguồn doanh thu và lợi nhuận quan trọng đối với doanh nghiệp, do đó mọi thông tin liên quan cần được quản lý một cách hiệu quả và chặt chẽ. Ngoài ra, cần thiết lập các chính sách và ưu đãi phù hợp cho từng tập khách hàng.
- Mô hình phân cấp: Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý bán hàng.
- Đào tạo nhân viên: Mỗi cá nhân, kể cả lãnh đạo, cần phải hiểu rõ về cách vận hành và sử dụng hệ thống quản lý bán hàng của mình thông qua quá trình đào tạo.
>>> Xem thêm: 11 Kỹ Năng Quản Lý Bán Hàng Hiệu Quả Nhất Hiện Nay
6. Cách xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng theo chuỗi
Đối với doanh nghiệp, công ty hoặc cửa hàng có quy mô vừa và nhỏ, việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng không gặp quá nhiều khó khăn. Bằng cách áp dụng những điều đã được nêu ở phần trên, bạn có thể hoàn thiện một hệ thống đáng tin cậy. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp lớn và hoạt động theo mô hình chuỗi, việc quản lý hoạt động bán hàng trở nên khác biệt và không hề dễ dàng.
Cách xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng theo chuỗi
Dựa trên các đặc điểm đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn về cách xây dựng hệ thống quản lý bán hàng theo chuỗi sao cho hiệu quả nhất. Vì đây là mô hình kinh doanh bán hàng theo chuỗi, nên có những vấn đề quan trọng mà chúng tôi sẽ tập trung vào.
- Quản lý nhập khẩu và chuyển hàng hóa: Điều này bao gồm việc theo dõi số lượng hàng hóa nhập khẩu, số lượng hàng hóa xuất ra và số lượng hàng tồn kho. Tất cả thông tin và dữ liệu này cần được đồng nhất ở tất cả các chi nhánh để dễ dàng quản lý.
- Đánh giá và so sánh hiệu quả hoạt động giữa các chi nhánh: Chúng tôi sẽ thống kê tổng doanh số và doanh thu của tất cả các công ty và cửa hàng thuộc hệ thống. Bên cạnh đó, chúng tôi sẽ xem xét và nghiên cứu nguyên nhân gây giảm sút doanh thu đột ngột tại một chi nhánh cụ thể.
- Phân quyền cho nhân viên cấp dưới: Thay vì cho phép tất cả tài khoản truy cập hệ thống với các quyền truy cập giống nhau, chúng tôi khuyến nghị phân quyền cụ thể cho nhân viên cấp dưới khi truy cập vào hệ thống. Điều này không chỉ giúp quản lý tốt hơn, mà còn giới hạn việc lấy cắp dữ liệu và thay đổi thông tin một cách tối đa.
7. Hệ thống quản lý bán hàng tại một số mô hình kinh doanh
Để giúp bạn có thêm kiến thức và đánh giá chính xác hơn để xây dựng thành công hệ thống quản lý bán hàng, chúng tôi sẽ giới thiệu một số hệ thống quản lý bán hàng đang được áp dụng trong một số mô hình kinh doanh thực tế. Mỗi mô hình kinh doanh có đặc điểm riêng, điều này sẽ quyết định các đặc trưng, chức năng và yêu cầu của hệ thống quản lý bán hàng.
Hệ thống quản lý bán hàng tại một số mô hình kinh doanh
- Hệ thống quản lý bán hàng trực tuyến: Mô hình kinh doanh trực tuyến đang có tiềm năng phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây. Hệ thống quản lý bán hàng trực tuyến của các doanh nghiệp được tối ưu hóa thông qua việc triển khai phần mềm chuyên sâu và sử dụng công nghệ hiện đại.
- Hệ thống quản lý bán hàng trong siêu thị: Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng trong siêu thị tập trung vào việc quản lý marketing và quản lý khách hàng. Điều này giúp tự động hóa một số chức năng bán hàng quan trọng.
- Hệ thống quản lý bán hàng trong ngành spa: Ngành spa là một lĩnh vực có nhu cầu phát triển nhanh chóng. Triển khai hệ thống quản lý bán hàng trong ngành spa giúp phục vụ trực tiếp cho khách hàng trong việc đặt lịch hẹn, tư vấn và quản lý dịch vụ.
Trên đây là những hướng dẫn để xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng, giúp doanh nghiệp hoạt động một cách trơn tru, hiệu quả và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Một hệ thống hoàn chỉnh luôn mang lại nhiều giá trị lớn cho doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn nâng cao kiến thức và kinh nghiệm của mình trong lĩnh vực này.
