Cách Quản Lý Đơn Hàng Bằng Excel Mới Nhất 2023

Bạn đang quản lý đơn hàng bằng excel hay bằng ứng dụng quản lý bán hàng? Quản lý đơn hàng bằng excel là cách đang được rất nhiều chủ Shop lựa chọn hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách quản lý đơn hàng bằng Excel sao cho nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh.

Hiểu được khó khăn này, mento-beta.test muốn chia sẻ với bạn những mẫu file Excel mới nhất và chi tiết nhất để quản lý đơn đặt hàng. Hãy khám phá ngay bài viết này cùng Mento nhé.

1. Mẫu file excel quản lý đơn đặt hàng mới nhất

Việc tạo một file Excel quản lý đơn hàng không phải là một công việc khó khăn hay phức tạp. Thực tế, nó rất dễ dàng và bất cứ ai cũng có thể sử dụng sau khi được hướng dẫn. Excel được coi là một công cụ hữu ích trong việc quản lý, và nó sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi tình hình của các đơn hàng một cách thuận tiện.

Quản lý đơn hàng bằng excel rất đơn giản

>>> Xem ngay: Tổng Hợp 6 File Excel Quản Lý Bán Hàng Online Hiệu Quả

Mento sẽ đưa ra cho bạn các mẫu file quản lý đơn hàng bằng excel cần thiết nhất phục vụ cho quá trình quản lý đơn hàng của bạn. Gồm có các file excel quản lý đơn đặt hàng như sau:

1.1 Quản lý trạng thái đơn hàng

Sử dụng Excel để quản lý đơn đặt hàng theo trạng thái là một cách để bạn có thể theo dõi tình trạng của các đơn hàng, bao gồm việc kiểm tra xem đơn hàng đã được giao hàng chưa, khách hàng đã nhận được hàng hay chưa, và đơn hàng đã được thanh toán hay chưa.

Trong file Excel quản lý đơn hàng, bạn cần có các cột thông tin sau:

• Tên sản phẩm: Cột này để ghi tên của sản phẩm được đặt trong đơn hàng.
• Mã sản phẩm: Cột này để ghi mã định danh cho từng sản phẩm trong đơn hàng.
• Đơn vị tính: Cột này để ghi đơn vị tính cho sản phẩm, ví dụ như cái, hộp, kg, mét, và cùng các thông tin liên quan khác.
• Trạng thái đơn hàng: Cột này để ghi trạng thái hiện tại của đơn hàng, ví dụ như “Chờ xử lý”, “Đã xác nhận”, “Đã giao hàng”, “Đã thanh toán”, và các trạng thái tương tự.
• Tên nhân viên phụ trách (nếu có): Cột này để ghi tên của nhân viên chịu trách nhiệm xử lý đơn hàng, nếu có. Điều này giúp bạn biết rõ người đang phụ trách cho từng đơn hàng.
• Tên khách hàng: Cột này để ghi tên khách hàng đã đặt hàng.

Với các cột thông tin trên, bạn có thể dễ dàng theo dõi và cập nhật trạng thái của từng đơn hàng trong file Excel. Bạn có thể sử dụng các tính năng của Excel như lọc dữ liệu, sắp xếp, và định dạng để tùy chỉnh hiển thị thông tin theo ý muốn.

File excel quản lý đơn đặt hàng giúp bạn xem được trạng thái đơn hàng

Quản lý đơn hàng bằng Excel theo từng trạng thái là một cách hiệu quả để bạn dễ dàng theo dõi và quản lý các đơn hàng xuất kho. Bằng cách biết trạng thái của từng đơn hàng, bạn có thể nắm bắt thông tin một cách thuận tiện và dễ dàng.

1.2 Quản lý đơn hàng phát sinh

Để liệt kê thông tin về trạng thái đơn hàng, bạn cần tạo một file Excel quản lý đơn hàng phát sinh. Mỗi khi có đơn hàng trong ngày, đơn hàng phát sinh sẽ là một file để bạn nhập đầy đủ các thông tin sau:

• Ngày tháng: Cột này để ghi ngày tháng đặt hàng. Bạn có thể nhập ngày tháng theo định dạng mà bạn muốn hoặc sử dụng tính năng định dạng ngày tháng của Excel.
• Trạng thái đơn hàng: Cột này để ghi trạng thái hiện tại của đơn hàng. Ví dụ, “Chờ xử lý”, “Đã xác nhận”, “Đang vận chuyển”, “Đã giao hàng”, “Đã thanh toán” và các trạng thái tương tự.
• Thông tin khách hàng: Cột này để ghi thông tin về khách hàng, bao gồm tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại và bất kỳ thông tin khác cần thiết.
• Thông tin hàng hóa khách đặt: Cột này để ghi thông tin về hàng hóa mà khách hàng đã đặt. Bạn có thể ghi tên sản phẩm, mã sản phẩm, mô tả, và bất kỳ thông tin khác liên quan.
• Số lượng: Cột này để ghi số lượng hàng hóa được đặt. Bạn có thể nhập số lượng theo đơn vị tính đã định nghĩa trước đó.
• Số tiền: Cột này để ghi tổng số tiền của đơn hàng. Bạn có thể sử dụng các công thức tính tổng tiền dựa trên số lượng và giá của hàng hóa.

Với các cột thông tin trên, bạn có thể nhập và lưu trữ thông tin đơn hàng phát sinh trong file Excel. Bạn có thể sắp xếp, lọc và tìm kiếm các đơn hàng dễ dàng để theo dõi tình trạng và thông tin liên quan.

File excel quản lý đơn hàng giúp quản lý đơn phát sinh

Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý thông tin hàng hóa, đơn hàng của mình mà bạn thêm các trường thông tin bạn muốn vào file excel quản lý đơn đặt hàng nhé

1.3 Báo cáo đơn hàng

Để quản lý đơn hàng bằng Excel, một file báo cáo là rất cần thiết. File này sẽ giúp bạn cập nhật thông tin về số lượng đơn hàng được bán trong mỗi ngày, tháng, năm và doanh số mà cửa hàng đã đạt được.

File báo cáo đơn hàng có thể được xếp theo ba mục thông tin chính:

• Ngày tháng: Cột này ghi lại ngày tháng khi đơn hàng được tạo ra hoặc xử lý.
• Doanh số: Cột này ghi lại tổng doanh số mà cửa hàng đạt được từ các đơn hàng trong ngày tương ứng.
• Trạng thái: Cột này ghi lại trạng thái hiện tại của từng đơn hàng, ví dụ như “Chờ xử lý”, “Đã xác nhận”, “Đang giao hàng”, “Đã hoàn thành” và các trạng thái tương tự.
• Số lượng đơn: Cột này ghi lại số lượng đơn hàng được tạo ra trong ngày tương ứng.
• Nhân viên phụ trách (nếu có): Cột này ghi lại tên nhân viên phụ trách xử lý đơn hàng, nếu có sự phân công.
• Doanh số của nhân viên phụ trách (nếu có): Cột này ghi lại doanh số mà từng nhân viên phụ trách đã đạt được từ các đơn hàng.

File quản lý đơn hàng bằng excel giúp xem báo cáo dễ dàng

Bằng cách sử dụng file báo cáo này, bạn có thể dễ dàng xem thông tin về số liệu đơn hàng mỗi khi mở file. So với việc quản lý bằng sổ sách, việc quản lý đơn hàng bằng Excel nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều.

>>> Tham khảo thêm: Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel

2. Ưu – Nhược điểm cách quản lý đơn hàng bằng Excel

Excel là công cụ bảng tính được sử dụng phổ biến trên toàn thế giới, cách quản lý đơn hàng bằng excel cũng là cách được rất nhiều người lựa chọn, thế nhưng, phần mềm quản lý đơn hàng bằng excel còn có những ưu điểm – nhược điểm nào?

2.1 Ưu điểm khi quản lý đơn hàng bằng excel

Quản lý đơn hàng bằng excel thay thế cho sổ sách là cách để tối ưu thời gian, công sức của các chủ Shop, file excel quản lý đơn đặt hàng mang tới những lợi ích như:

• Thống kê dữ liệu dễ dàng

File Excel là một bảng tính có thể được tùy chỉnh theo từng cột, cho phép bạn dễ dàng thêm các trường thông tin mà bạn cho là cần thiết và liệt kê số liệu theo ý muốn.

Quản lý đơn đặt hàng bằng excel giúp thống kê dữ liệu dễ dàng

• Tìm kiếm thông tin nhanh chóng

Sau khi liệt kê thông tin theo nhu cầu của bạn, mỗi khi bạn truy cập vào file quản lý đơn hàng bằng Excel, bạn có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng. Điều này khác biệt so với việc quản lý bằng sổ sách, khi phải tốn nhiều thời gian để rà soát lại thông tin.

• Đặt hàm tính cho file báo cáo 

Trong Excel, có sẵn những hàm tính toán giúp bạn tự động tính toán số liệu. Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm tính để tạo báo cáo doanh thu cho các đơn hàng. Chỉ cần đặt các hàm tính toán đúng vào cột và áp dụng cho số liệu tương ứng, bạn sẽ biết được doanh thu của mình từ các đơn hàng một cách dễ dàng.

File excel quản lý đơn hàng giúp bạn đặt hàm tính nhanh chóng

• Hoàn toàn miễn phí

Excel là một công cụ phổ biến trên toàn thế giới và không đòi hỏi bất kỳ chi phí nào để quản lý đơn hàng bằng Excel. Bạn chỉ cần cài đặt Excel trực tiếp trên máy tính và có thể sử dụng nó ngay lập tức. Không cần mua bản quyền hoặc đăng ký dịch vụ, việc quản lý đơn hàng bằng Excel trở nên rất tiện lợi và không tốn phí cho người dùng.

2.2. Nhược điểm khi quản lý đơn đặt hàng bằng excel

Mặc dù quản lý đơn hàng bằng Excel mang lại một số lợi ích, tuy nhiên, phương pháp này vẫn tồn tại một số hạn chế như sau:

• Phù hợp với cửa hàng quy mô nhỏ: Excel chỉ phù hợp cho những cửa hàng có số lượng hàng hóa và đơn hàng ít, và quản lý các trường thông tin đơn giản.
• Nguy cơ sai sót và nhầm lẫn: Sử dụng các hàm tính toán trong Excel đòi hỏi sự chính xác, nếu không thực hiện đúng, có thể dẫn đến sai sót và nhầm lẫn trong quá trình quản lý đơn hàng.
• Bảo mật dữ liệu: Tính bảo mật của phần mềm quản lý đơn hàng bằng Excel không cao. Dữ liệu có thể dễ dàng bị tấn công bởi virus từ máy tính hoặc có thể mất mà không thể khôi phục lại.
• Hạn chế trong việc quản lý trực tuyến: Khi sử dụng Excel để quản lý đơn hàng, bạn chỉ có thể truy cập vào file từ máy tính cá nhân của mình, không có tính linh hoạt cao trong việc quản lý đơn hàng trực tuyến.

Với các cửa hàng quy mô lớn có hàng nghìn sản phẩm, việc quản lý bằng Excel không đáp ứng đủ nhu cầu. Trong trường hợp đó, việc sử dụng một phần mềm quản lý đơn hàng sẽ giúp bạn lưu trữ và quản lý thông tin đơn hàng cũng như trạng thái của chúng một cách hiệu quả hơn.

3. Giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả hơn nhờ ứng dụng quản lý miễn phí Mento

Thay vì sử dụng Excel, bạn có thể tham khảo ứng dụng quản lý đơn hàng Mento, một giải pháp tiện lợi mang lại những lợi ích sau:

• Tạo đơn hàng nhanh chóng

Chỉ cần nhập vài trường thông tin về sản phẩm, số lượng, giá tiền và khách hàng, bạn có thể tạo đơn hàng ngay lập tức để chuyển cho đơn vị vận chuyển. Thông tin đơn hàng sẽ được lưu trữ trên ứng dụng Mento và dữ liệu sẽ được tính vào báo cáo tự động.

• Xem đơn hàng mọi lúc mọi nơi

Bằng cách tải ứng dụng quản lý đơn hàng Mento lên điện thoại thông minh, bạn có thể xem tình trạng đơn hàng của mình từ bất kỳ đâu, ngay cả khi không ở cửa hàng.

• Tự động tạo báo cáo 

Tất cả các báo cáo liên quan đến đơn hàng sẽ được tổng hợp trong mục báo cáo trên ứng dụng. Bạn có thể xem các số liệu đã được tự động tính toán mà không cần phải tạo hàm tính như trong file Excel quản lý đơn đặt hàng.

• Phí ship siêu rẻ khi đẩy đơn cho đối tác vận chuyển

Mento tích hợp sẵn các đơn vị vận chuyển như Giao hàng nhanh, Giao hàng tiết kiệm,… trong ứng dụng, giúp bạn tìm kiếm shipper ngay lập tức. Ngoài ra, ứng dụng Mento còn cung cấp khuyến mãi giảm giá phí ship khi khách hàng đặt hàng qua ứng dụng.

Ngoài ra, khả năng quản lý đơn hàng, tạo đơn hàng thì ứng dụng Mento còn giúp bạn quản lý được toàn bộ cửa hàng chỉ với một chiếc điện thoại. Bạn có thể quản lý được:

• Quản lý sản phẩm
• Quản lý tồn kho
• Quản lý khách hàng
• Quản lý nhân viên
• Quản lý công nợ – thu chi
• Báo cáo doanh thu

Việc sử dụng ứng dụng Mento sẽ giúp bạn quản lý cửa hàng hiệu quả hơn mà không tốn phí. Đó là một lựa chọn đáng thử, phải không?

Sử dụng Excel hoặc ứng dụng mento-beta.test để quản lý đơn hàng đều mang lại sự tiện lợi cho người kinh doanh. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, bạn có thể lựa chọn hình thức quản lý phù hợp, đơn giản và nhanh chóng nhất. Trong bài chia sẻ này của Mento, hy vọng bạn sẽ tìm được cách quản lý đơn hàng bằng Excel phù hợp tiện lợi hơn cho sản phẩm của mình.