File Excel quản lý bán hàng là một lựa chọn phổ biến mà nhiều chủ cửa hàng sử dụng để quản lý sản phẩm. Lý do đằng sau điều này là vì Excel mang lại sự tiện lợi vượt trội trong việc tạo biểu mẫu, xác định các cột và thực hiện tính toán sử dụng các hàm có sẵn một cách chi tiết và thuận tiện.
Cách lập bảng Excel bán hàng
Nếu như bạn chưa biết cách lập bảng Excel bán hàng thì đừng quá lo lắng. Bài viết dưới đây, mento.vn sẽ giúp bạn giải quyết và thực hiện tạo bảng một cách chi tiết nhất.
I. Lý do File Excel được sử dụng để quản lý
Sử dụng File Excel để quản lý là phương pháp đầu tiên mà con người đã áp dụng để thay thế phương pháp sổ sách truyền thống. Điều này giúp cho các chủ cửa hàng có thể nắm bắt thông tin về hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
1.1. Dễ dàng thống kê chi tiết
Excel là một công cụ được cung cấp dưới dạng bảng tính, cho phép quản lý thông tin dưới dạng bảng biểu với hàng và cột. Bạn có hoàn toàn quyền tự điều chỉnh và thiết kế theo nhu cầu và mong muốn của mình. Từ việc tạo biểu kiểm kê hàng hóa, thông tin khách hàng, đến việc theo dõi các mặt hàng cần nhập, tất cả đều có thể được hiển thị một cách rõ ràng và hấp dẫn hơn so với việc sử dụng sổ sách truyền thống.
Dễ dàng thống kê chi tiết
1.2. Tiết kiệm công sức tính toán
Excel cung cấp những hàm tính toán sẵn có giúp loại bỏ sai sót khi ghi chép thông qua sổ sách truyền thống. Bằng cách nhập liệu chính xác và sử dụng đúng các hàm, bạn có thể tự động tính toán doanh thu hàng ngày tại cửa hàng của mình một cách nhanh chóng. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong quản lý doanh thu.
Tiết kiệm công sức tính toán
1.3. Miễn phí sử dụng
Excel là một công cụ phổ biến được sử dụng trên toàn thế giới và trong nhiều ngành nghề khác nhau, không chỉ giới hạn trong lĩnh vực quản lý bán hàng. Đặc biệt, Excel được cung cấp miễn phí, chỉ cần có một máy tính hoặc laptop cùng việc cài đặt Excel là bạn có thể sử dụng công cụ này mà không tốn phí. Điều này rất hữu ích nếu cửa hàng của bạn chưa sẵn sàng đầu tư vào một phần mềm bán hàng đắt đỏ.
Miễn phí sử dụng
Tham khảo: Tổng hợp các phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel miễn phí
II. Hướng dẫn lập File Excel quản lý bán hàng
Để tạo một file quản lý bán hàng hiệu quả, bạn cần thực hiện các giai đoạn sau đây một cách chính xác để tránh gặp phải các sai lầm trong quá trình làm việc:
2.1. Tạo Sheet dữ liệu
- Bước 1: Mở một file mới trong Excel.
- Bước 2: Tạo 5 trang tính mới và đặt tên cho chúng lần lượt là: TRANG CHỦ, NHẬP, DANH MỤC, BÁO CÁO.
- Bước 3: Thiết kế bảng biểu trên từng trang tính như sau:
Sheet NHẬP:
Bảng biểu trên từng trang tính gồm các cột thông tin sau: STT, Ngày, Mã hàng hóa, Tên hàng, ĐVT (Đơn vị tính), Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Giá vốn, Khách hàng. Bạn cũng có thể thêm các cột khác như Số chứng từ, Mã khách hàng, SĐT,… tùy vào nhu cầu của bạn.
Tạo Sheet dữ liệu
Sheet DANH MỤC:
Đây là phần lưu trữ thông tin chung về hàng hóa của bạn. Khi bạn nhập hoặc xuất hàng, chỉ cần nhập mã hàng hóa, các thông tin liên quan sẽ tự động hiển thị.
Tạo Sheet DANH MỤC
Sheet BÁO CÁO:
Trong Sheet này bạn cần chia các mục như: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu
Báo cáo tồn kho gồm: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối.
Sheet BÁO CÁO
2.2. Các hàm cần áp dụng để quản lý bán hàng bằng Excel
- Hàm VLOOKUP (TÌM.KIẾM):
- Hàm này giúp tìm kiếm thông tin dựa trên một giá trị đầu vào và trả về kết quả từ cột khác.
- Khi nhập hàng, chỉ cần nhập mã hàng, và thông tin về đơn vị tính, tên hàng, giá cả,… sẽ được tìm kiếm tự động.
- Hàm SUMIFS (TỔNG.NẾU):
- Hàm này giúp tính tổng số lượng và thành tiền dựa trên một hoặc nhiều điều kiện.
- Bằng cách xuất điều kiện từ mã hàng, bạn có thể xác định số lượng tồn kho cuối kỳ hoặc tính tổng doanh thu theo các điều kiện khác nhau.
- Hàm IFERROR (NẾU.LỖI):
- Hàm này giúp quản lý file chuyên nghiệp hơn bằng cách xử lý các lỗi phát sinh trong quá trình tính toán.
- Nếu có lỗi xảy ra, hàm này sẽ trả về giá trị mặc định hoặc thông báo lỗi thay vì hiển thị giá trị lỗi trực tiếp.
Ghi nhớ và sử dụng những hàm này sẽ giúp bạn quản lý bán hàng hiệu quả hơn trong Excel.
III. 4 cách lập bảng Excel bán hàng tốt nhất
Để giúp bạn dễ hình dung hơn và có một file Excel quản lý hiệu quả hơn, dưới đây là 4 cách lập bảng Excel bán hàng tốt nhất để bạn lựa chọn và ứng dụng vào cửa hàng của bạn:
3.1. File quản lý hàng hóa
Quy trình quản lý hàng hóa tại cửa hàng là một yếu tố không thể thiếu. Mọi sản phẩm được sắp xếp và tra cứu dễ dàng theo các thông tin sau đây:
- Số thứ tự.
- Tên sản phẩm.
- Mã sản phẩm.
- Đơn vị tính.
- Số lượng từng sản phẩm.
File quản lý hàng hóa
3.2. File quản lý kho
File quản lý kho là một phần quan trọng trong việc quản lý thông tin cho cửa hàng của bạn. Đây là công cụ giúp bạn dễ dàng nắm bắt và kiểm soát hàng hóa một cách thuận lợi. Trong file quản lý kho, bạn có thể bao gồm các mục sau:
- Thời gian phát sinh giao dịch: Ghi lại ngày tháng và thời gian của mỗi giao dịch, bao gồm cả nhập và xuất hàng.
- Chứng từ giao dịch: Ghi số chứng từ hoặc mã giao dịch tương ứng với mỗi giao dịch.
- Tên sản phẩm: Liệt kê tên sản phẩm hoặc mô tả ngắn gọn về sản phẩm.
- Mã sản phẩm: Ghi mã sản phẩm hoặc mã định danh duy nhất để xác định từng sản phẩm một cách chính xác.
- Số lượng: Ghi số lượng sản phẩm đã nhập hoặc xuất trong mỗi giao dịch.
- Đơn giá: Ghi giá của mỗi sản phẩm, đơn vị là tiền tệ.
- Thành tiền: Tính tổng giá trị của từng giao dịch bằng cách nhân số lượng với đơn giá.
- Ghi chú: Để lại một ô trống
File quản lý kho
>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel
3.3. File quản lý khách hàng
Quản lý thông tin khách hàng là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh bán hàng. Tạo và duy trì một file quản lý khách hàng sẽ giúp bạn cung cấp các giải pháp chăm sóc khách hàng tốt hơn, đồng thời dễ dàng phân loại khách hàng thân thiết và khách hàng mới để có thể đưa ra những ưu đãi phù hợp cho từng nhóm. Nhờ đó, cửa hàng sẽ nhanh chóng gia tăng doanh thu. Một file quản lý khách hàng thường bao gồm các mục sau:
- Tên khách hàng.
- Mã khách hàng.
- Số điện thoại.
- Địa chỉ.
- Email.
File quản lý khách hàng
3.4. File báo cáo doanh thu
Doanh thu đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về lợi nhuận hoặc thua lỗ của cửa hàng trong tháng vừa qua. Thông qua việc phân tích doanh thu, cửa hàng có thể tìm ra các giải pháp cải thiện quy trình bán hàng một cách hiệu quả hơn. Dưới đây là một bảng thống kê các thông tin liên quan:
- Mã hàng hóa.
- Tên sản phẩm.
- Bảng giá.
- Tên khách hàng.
- Số lượng.
- Ghi chú.
File báo cáo doanh thu
>>> Tham khảo ngay: 9 Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel tốt nhất doanh nghiệp nên dùng
IV. Xuất file Excel quản lý bán hàng đơn giản với Mento
Một phương pháp khác nếu bạn vừa muốn quản lý trên file Excel nhưng vừa muốn tự động và không cần phải tốn thời gian và công sức thực hiện thị sử dụng Mento chính là sự lựa chọn hợp lý.
4.1. Mento giải quyết tối đa các hạn chế từ việc quản lý bằng Excel
Khi sử dụng Excel, bạn sẽ gặp phải những rắc rối và hạn chế như sau:
- Hàm tính trong Excel phức tạp và khó nhớ. Rất dễ mắc lỗi nếu không nhập đúng cú pháp. Đối với những người không có kiến thức về kế toán, hàng tỷ công thức trong Excel trở nên rất khó sử dụng.
- Quản lý thông qua File Excel chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, có số lượng hàng hóa ít.
- File Excel chứa rất nhiều luồng dữ liệu và dễ bị mất dữ liệu do máy tính bị treo, tấn công virus và các sự cố khác.
- Không thể kiểm soát, theo dõi và quản lý công việc từ xa, đặc biệt khi không có kết nối mạng.
Tổng quan, việc sử dụng Excel trong quản lý có thể gây ra những khó khăn và hạn chế cho doanh nghiệp.
Mento giải quyết tối đa các hạn chế từ việc quản lý bằng Excel
Tuy nhiên, với Mento, bạn sẽ có thể giải quyết những khó khăn này một cách dễ dàng. Hệ thống Mento tự động hóa mọi quy trình, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn không cần phải ngồi hàng giờ chỉ để kiểm kê và tính toán.
Mento cung cấp giải pháp quản lý từ xa tiện lợi, cho phép bạn quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi. Bạn không cần phải gặp mặt trực tiếp hay có kết nối mạng để có thể theo dõi và điều chỉnh hoạt động kinh doanh của bạn.
Tóm lại, Mento đem đến một giải pháp hiệu quả để giải quyết các khó khăn trong quản lý kinh doanh, từ tự động hóa quy trình đến quản lý từ xa, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
4.2. Hướng dẫn xuất File Excel với Mento
Phần mềm quản lý bán hàng Mento giúp bạn dễ dàng quản lý việc nhập xuất hàng hóa và thêm mới thông tin một cách đơn giản. Khi thực hiện giao dịch, hệ thống tự động cập nhật và khấu trừ sản phẩm trong kho, không cần phải thao tác bằng tay như trên Excel.
Để xuất file Excel cho việc báo cáo bán hàng và phân tích kết quả, hay lưu trữ, bạn chỉ cần làm theo các bước sau đây:
- Bước 1: Đăng ký tài khoản Mento tại đây
- Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản đã tạo.
- Bước 3: chọn các mục bạn cần xuất File Excel như: Hàng hóa, Đối Tác, Thu chi, Báo cáo.
Chỉ cần một vài thao tác đơn giản, hệ thống Mento sẽ tự động lập cột và biểu mẫu chi tiết. Chủ cửa hàng không cần phải tốn thời gian và công sức để nhớ và áp dụng vô số kể hàng trong Excel như bình thường.
Hướng dẫn xuất File Excel với Mento
Tổng kết
Mặc dù cách lập bảng Excel bán hàng luôn quen thuộc với các chủ cửa hàng, nhưng trong thời đại công nghệ 4.0, người tiêu dùng đòi hỏi sự tiết kiệm và chính xác, làm cho việc quản lý bằng Excel trở nên không còn phù hợp. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Mento là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Chúc bạn thành công!
