Hướng dẫn chi tiết cách quản lý kho bằng Excel

Bởi Mentvn | Th7 31, 2023 | Tin tức | 0 Lời bình

Quản lý kho bằng Excel đòi hỏi một công việc không đơn giản đối với các chủ cửa hàng vì sự đa dạng và số lượng lớn của hàng hóa, cùng với các thông tin phức tạp như ngày, hạn sử dụng, v.v. Tuy nhiên, nếu bạn nắm vững việc sử dụng các công cụ hỗ trợ, công việc quản lý kho hàng của bạn sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Quản lý kho bằng Excel

Excel – Công cụ quản lý kho hàng không thể thiếu cho mọi cửa hàng. Nó không chỉ đơn giản và tiện lợi, mà còn không đòi hỏi chi phí phát sinh. Hãy cùng tham khảo cách quản lý kho bằng Excel qua bài viết dưới đây.

1. Tại sao cần phải quản lý kho bằng Excel

Module quản lý kho hàng cho phép doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập kho, chuyển kho, quản lý tồn kho, kiểm kho và lưu trữ lịch sử xuất nhập kho. Đây là một trong những công việc khó khăn nhất đối với các chủ kinh doanh.

Tại sao cần phải quản lý kho bằng Excel

Việc quản lý kho bằng Excel là một phương pháp thực hiện các thao tác quản lý hàng tồn, xuất nhập kho và báo cáo. Mỗi thao tác quản lý đều mang lại hiệu quả và lợi ích riêng. Chủ cửa hàng sẽ biết chính xác lượng hàng cần hạn chế nhập và cũng sẽ biết số lượng hàng hóa thiếu nếu quản lý tồn kho trên Excel được thực hiện tốt.

Tương tự, việc sử dụng file Excel để quản lý bán hàng giúp bạn theo dõi và thống kê tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Bằng việc sử dụng file Excel quản lý bán hàng, các chủ cửa hàng có thể kiểm tra tình hình buôn bán của cửa hàng bất kỳ lúc nào.

>>>Đọc thêm: Cách Lập Bảng Excel Bán Hàng Cơ Bản Cho Người Mới

2. Quản lý kho bằng Excel

2.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng Excel

Việc miễn phí là một ưu điểm lớn nhất khi sử dụng Excel để tự lập file quản lý kho và bán hàng đơn giản. Bạn không cần phải trả bất kỳ chi phí nào, chỉ cần máy tính của bạn đã được cài đặt Microsoft Office là có thể bắt đầu tạo file quản lý kho ngay.

Ưu điểm của quản lý kho bằng Excel

Với Excel, bạn có thể tạo rất nhiều báo cáo và chỉ tiêu phục vụ mục đích quản lý của bạn. Khác với các phần mềm dựng sẵn, bạn không bị giới hạn bởi các tính năng được xây dựng sẵn bởi công ty phần mềm hoặc chuyên gia. Bạn có thể thao tác trực tiếp trên cơ sở dữ liệu để sửa đổi các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng và cũng có thể tạo báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.

Excel cũng cho phép bạn chia sẻ file cho nhiều người dùng. Tuy nhiên, điều này chỉ áp dụng với các file Excel bán hàng đơn giản được tạo hoàn toàn bằng công thức. Nếu bạn muốn chia sẻ và làm việc đồng thời với nhiều người, bạn có thể sử dụng Google Sheets.

2.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng Excel

Tính bảo mật và độ an toàn dữ liệu trong Excel khá kém vì đó là một phần mềm offline, dữ liệu chỉ được lưu trữ trên một máy tính duy nhất. Điều này có nghĩa là trong trường hợp máy tính gặp sự cố như hỏng hóc hoặc bị nhiễm virus, có nguy cơ mất dữ liệu hoàn toàn.

Các hàm trong Excel khá phức tạp, đòi hỏi người dùng phải có hiểu biết sâu về các hàm này mới có thể sử dụng hiệu quả. Điều này tạo ra một hạn chế lớn, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ không có đội ngũ nhân viên chuyên gia.

Nếu doanh nghiệp cần một công cụ linh hoạt để thống kê và xem xét dữ liệu, đặc biệt là khi có lượng hàng hóa lớn và đa dạng về mẫu mã, Excel không phải là lựa chọn tốt.

Nếu doanh nghiệp sử dụng các thiết bị ngoại vi hỗ trợ cho công tác quản lý kho, Excel không hỗ trợ kết nối với chúng.

3. Các bước quản lý kho bằng Excel

Hướng dẫn tạo file quản lý kho xuất nhập trên excel chi tiết hiệu quả

3.1.Tạo lập file dữ liệu kho hàng và tiến hành nhập liệu

Bước 1: Mở một file mới trên Excel.
Bước 2: Tạo 5 sheet mới và đổi tên cho từng sheet như sau: HOME, NHẬP, XUẤT, DANH MỤC, BÁO CÁO.
Bước 3: Nhập dữ liệu cho từng sheet.

Trong sheet NHẬP:

Bạn nhập các thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT (Đơn vị tính), Số lượng nhập, Đơn giá, Thành tiền, Nhà cung cấp.
Ngoài ra, bạn cũng có thể cần thêm các thông tin như: Số chứng từ, Mã nhà cung cấp, Số điện thoại, Địa chỉ nhà cung cấp, ghi chú.

Nhập tên hàng hóa và dữ liệu

Với sheet XUAT

Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, ĐVT (Đơn vị tính), Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, Khách hàng.
Ngoài ra, có thể bạn cần thêm các thông tin như: Số chứng từ, Mã khách hàng, Số điện thoại, Địa chỉ khách hàng, ghi chú.

Nhập dữ liệu xuất hàng

Với sheet DANH MUC

Đây là phần quan trọng trong bất kỳ ứng dụng hay phần mềm quản lý kho nào.
Thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đơn vị tính,… sẽ được lưu trữ tại đây.
Khi thực hiện nhập hoặc xuất hàng, bạn chỉ cần nhập mã hàng, các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị.

Ví dụ: Nếu bạn nhập mã hàng là “ABC”, đơn giá bán của mặt hàng này sẽ được lấy từ danh mục tự động, giúp bạn tiết kiệm công sức và tránh nhầm lẫn.

Danh mục hàng hóa được lưu trữ

Với sheet BAO CAO

Thường thì bạn chỉ cần quan tâm đến hai báo cáo chính là Báo cáo Bán hàng và Báo cáo Nhập xuất tồn.
Báo cáo Bán hàng sẽ cung cấp thông tin như: Tên hàng, Số lượng bán và Doanh thu.
Báo cáo Nhập xuất tồn sẽ cung cấp thông tin như: Tên hàng, Tồn đầu, Số lượng nhập, Số lượng xuất và Tồn cuối.

Báo cáo nhập xuất kho

Trong các phần mềm quản lý bán hàng Excel chuyên nghiệp, bạn sẽ có nhiều thông tin quản trị hơn, ví dụ như:

Xem được báo cáo bán hàng trong khoảng thời gian từ ngày… đến ngày… (có thể là ngày, tuần, tháng, năm).
Theo dõi lãi lỗ từng mặt hàng.
Kiểm tra tồn kho hiện tại.
Đặt mức tồn kho tối thiểu và nhận cảnh báo khi số lượng hàng hóa còn lại trong kho xuống dưới mức tối thiểu.
Cung cấp thông tin về tình trạng hết hàng khi xuất kho.
Tất cả những thông tin này sẽ giúp bạn quản lý và điều hành kinh doanh một cách hiệu quả hơn trong lĩnh vực bán hàng.

3.2 Sử dụng công thức để tính toán số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho

Không cần phải học Excel tới mức siêu phức tạp hay nắm vững nhiều hàm khó để làm phần quản lý kho hàng. Thực tế cho thấy, với những hàm Excel phổ biến, chúng ta có thể thực hiện hầu hết các yêu cầu trong công việc.

Trong một file Excel đơn giản để quản lý kho hàng và bán hàng, bạn chỉ cần biết ba hàm sau:

Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột. Khi bạn nhập hoặc xuất hàng, chỉ cần nhập mã hàng là đủ. Các thông tin về tên hàng, đơn vị tính và giá cả, bạn có thể sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm từ danh mục hàng hóa. Điều này giúp đảm bảo thông tin chính xác, nhất quán và tiết kiệm thời gian.
Sumif(s): Đây là hàm cực kỳ quan trọng và không thể thiếu. Bằng cách sử dụng hàm này, bạn có thể tính tổng số lượng và thành tiền nhập và xuất hàng theo điều kiện, ví dụ như từng mã hàng. Từ đó, bạn có thể xác định số tồn cuối kỳ.
Iferror: Hàm này có thể sử dụng hoặc không, nhưng WPRO khuyên bạn nên sử dụng. Khi sử dụng hàm Vlookup trên hàng ngàn dòng, nếu gặp dòng chưa có tên hàng, kết quả trả về sẽ là #N/A. Bằng cách sử dụng hàm Iferror, bạn có thể xử lý lỗi #N/A và làm cho file Excel quản lý nhập xuất tồn kho và bán hàng chuyên nghiệp hơn.

Đối với các mặt hàng có chi phí bảo quản, như thực phẩm, bạn có thể thêm cột chi phí bảo quản. Còn đối với các loại hàng thông thường, bạn chỉ cần nhớ một vài công thức đơn giản.

Quản lý kho với số lượng tồn và giá trị tồn

Dưới đây là một số bước cơ bản khi sử dụng Excel để quản lý kho:

Tính số lượng tồn: Bạn có thể tính số lượng tồn bằng cách trừ số lượng bán đi từ số lượng nhập. Ví dụ: Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng bán.
Tính giá trị hàng tồn: Bạn có thể tính giá trị hàng tồn bằng cách nhân số lượng tồn với giá bán. Ví dụ: Giá trị hàng tồn = Số lượng tồn * Giá bán.

Tuy nhiên, các bước trên chỉ phù hợp cho các cửa hàng nhỏ với số lượng hàng hóa ít. Nếu cửa hàng của bạn có quy mô lớn hơn, tốt nhất là sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp tích hợp cả quản lý bán hàng và quản lý kho hàng. Điều này sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả tối ưu nhất.

4. Quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng

4.1 Ưu điểm của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng

Dễ cài đặt và sử dụng: Phần mềm được thiết kế để dễ dàng cài đặt và sử dụng mà không đòi hỏi kiến thức kỹ thuật cao. Người dùng có thể nhanh chóng làm quen và tiếp cận với các tính năng của phần mềm.
Báo cáo chính xác về số lượng hàng hóa: Phần mềm cho phép bạn xem chi tiết số lượng hàng hóa trong kho theo số lượng, size, màu sắc. Bạn có thể dễ dàng tra cứu thông tin về hàng hóa một cách thuận tiện.
Tính toán tồn kho tự động: Phần mềm tự động tính toán chính xác số lượng hàng hóa tồn sau mỗi giao dịch bán hàng. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian so với việc tính toán thủ công.
Báo cáo chi tiết về mặt hàng bán chạy và tồn kho: Phần mềm cung cấp báo cáo chi tiết về các mặt hàng bán chạy và mặt hàng còn tồn nhiều, giúp bạn có kế hoạch nhập hàng và xả hàng tồn một cách hiệu quả.
Phân quyền người dùng: Phần mềm cho phép bạn phân quyền cho từng nhân viên thực hiện các thao tác nhập kho, xuất kho, và điều chuyển kho. Điều này giúp kiểm soát và quản lý quy trình công việc hiệu quả hơn.
Thống kê giá trị tồn kho: Phần mềm thống kê lượng tiền tương ứng với từng loại hàng hóa còn tồn, giúp bạn nắm bắt được giá trị vốn động thực tế của cửa hàng.
Bảo mật thông tin và sao lưu dữ liệu: Phần mềm đảm bảo bảo mật thông tin và tự động sao lưu dữ liệu ngay cả khi xảy ra lỗi trên máy tính. Bạn không cần lo lắng về việc mất dữ liệu quan trọng.
Kết nối với các thiết bị in ấn hóa đơn và máy đọc mã vạch: Phần mềm tương thích với nhiều thiết bị in ấn hóa đơn và máy đọc mã vạch, giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý kho hàng.
Có thể xem lại lịch sử mua hàng của khách, lịch sử điều chuyển/xuất/nhập kho của nhân viên.
Dễ sử dụng, nhận được sự hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng phần mềm trực tiếp và qua ultraview nếu chưa rõ về các thao tác trên phần mềm.

>>>Tham khảo thêm: Tổng Hợp 6 phần mềm quản lý bán hàng Excel Hiệu Quả

4.2 Nhược điểm của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng

Một nhược điểm duy nhất của việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý kho là chi phí phát sinh.

5. Lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng của mento-beta.test

Phần mềm quản lý kho hàng, bán hàng mento-beta.test đã trở thành lựa chọn và niềm tin của hơn 80.000 doanh nghiệp và cửa hàng. Mento được phát triển nhằm giúp các doanh nghiệp vượt qua những thách thức trong việc quản lý hàng hóa và bán hàng. Đặc biệt đối với những chủ cửa hàng mới khởi nghiệp, việc sắp xếp và quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng hơn nhờ sự hỗ trợ từ Mento.