Để quản lý đơn đặt hàng một cách hiệu quả, không chỉ giúp bạn tăng tốc quá trình xử lý đơn hàng và chốt đơn mà còn giúp bạn kiểm soát tiến độ vận chuyển. Tuy nhiên, với các cửa hàng có lượng đơn hàng lớn, việc quản lý thủ công không còn phù hợp. Trong trường hợp này, sử dụng phần mềm quản lý đơn đặt hàng là lựa chọn tối ưu nhất. Vậy, phần mềm quản lý đơn đặt hàng là gì? Hiện nay, có những phần mềm quản lý đơn đặt hàng nào tốt nhất? Hãy cùng Mento khám phá qua bài viết dưới đây!
1. Phần mềm quản lý đơn đặt hàng là gì?
Phần mềm quản lý đơn đặt hàng là một công cụ được phát triển để giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý đơn hàng. Nó có khả năng tự động tiếp nhận đơn hàng mới, ghi nhận các hoạt động và cập nhật dữ liệu. Đồng thời, nó cung cấp khả năng tính toán ngân sách thu chi và tạo báo cáo doanh số cần thiết.
Phần mềm quản lý đơn đặt hàng
Trong quá trình lên đơn và bán hàng, nếu thực hiện việc nhập liệu, tính toán hàng tồn hay tạo hóa đơn bằng cách thủ công, sẽ mất rất nhiều thời gian và dễ gặp sai sót, nhầm lẫn, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Ưu điểm của phần mềm quản lý đơn đặt hàng này là bạn không cần phải quản lý các hoạt động một cách thủ công. Tất cả các giai đoạn từ chốt đơn, theo dõi đơn hàng cho đến tổng hợp dữ liệu đều được tự động hóa. Điều này đảm bảo tính chính xác và tốc độ nhanh chóng trong công việc. Đồng thời, phần mềm cũng giúp quản lý sản phẩm, kho hàng, nhân viên và tính toán doanh thu một cách đơn giản.
2. Lợi ích của phần mềm quản lý đơn đặt hàng
Để đảm bảo chất lượng đơn hàng, việc quản lý đơn đặt hàng phải được thực hiện một cách tốt. Nếu quản lý không tốt, có thể ảnh hưởng đến quá trình giao nhận hàng của khách hàng và làm giảm chất lượng dịch vụ của công ty. Điều này làm rõ vai trò quan trọng của phần mềm quản lý đơn đặt hàng trực tuyến. Dưới đây là một số lợi ích của phần mềm quản lý đơn đặt hàng:
- Kiểm soát đơn hàng theo thời gian thực: Phần mềm cho phép bạn theo dõi việc giao nhận đơn hàng ngay tức thì, giúp bạn biết được tình trạng và tiến trình của các đơn hàng.
- Quản lý tiền hàng thu hộ: Phần mềm giúp bạn theo dõi tiền hàng thu hộ một cách nhanh chóng và dễ dàng, giúp quản lý tài chính hiệu quả.
- Tiết kiệm thời gian: Sử dụng phần mềm quản lý đơn đặt hàng giúp tiết kiệm thời gian so với việc quản lý đơn hàng thủ công, giúp bạn tập trung vào hoạt động kinh doanh chính.
- Tăng độ chuyên nghiệp: Phần mềm giúp cải thiện quy trình làm việc của doanh nghiệp, giúp bạn tự thiết kế và in hóa đơn một cách nhanh chóng, tạo sự chuyên nghiệp trong giao dịch.
- Cập nhật thông tin đơn hàng chính xác: Phần mềm cho phép cập nhật thông tin đơn hàng một cách chính xác. Shipper có thể quản lý toàn bộ đơn hàng cần giao và cập nhật trạng thái đơn hàng bất cứ khi nào và ở bất kỳ đâu, chỉ cần kết nối với internet.
- Bảo mật thông tin: Mỗi shipper chỉ có quyền truy cập vào mục giao hàng, giúp tăng cường bảo mật thông tin và đảm bảo an toàn dữ liệu.
3. Tính năng của phần mềm quản lý đơn đặt hàng
Phần mềm quản lý đơn đặt hàng được trang bị nhiều tính năng thông minh, bao gồm:
Tính năng của phần mềm quản lý đơn đặt hàng
Đừng nên bỏ qua: Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh chuyên nghiệp
Tạo lập đơn đặt hàng
Phần mềm quản lý đơn đặt hàng hỗ trợ người dùng tạo lập đơn đặt hàng một cách nhanh chóng. Đồng thời, để lưu trữ chúng một cách hiệu quả, bạn có thể tạo danh sách đơn đặt hàng và nhóm chúng theo từng danh mục.
Mỗi đơn hàng bao gồm các thông tin như: Mã đơn hàng, tên đơn, nhà cung cấp, mã sản phẩm, số lượng mua, đơn giá,… Người dùng cần cập nhật đầy đủ các thông tin bắt buộc để tạo lập đơn hàng tự động.
Ngoài ra, phần mềm thông minh còn cho phép bạn tải lên đơn mua hàng từ máy tính cá nhân theo định dạng Excel. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức trong việc quản lý đơn hàng, đồng thời vẫn đảm bảo hiệu quả của quá t
Quản lý và sắp xếp đơn đặt hàng
Tính năng quản lý đơn hàng trực tiếp, tìm kiếm và sắp xếp danh sách hóa đơn mang lại sự thuận tiện cho chủ cửa hàng trong việc quản lý đơn hàng. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp và quản lý các đơn hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau như mã hóa đơn, khách hàng, thời gian, trạng thái cụ thể.
Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian khi chủ cửa hàng muốn theo dõi thông tin của một đơn hàng cụ thể. Đồng thời, họ có thể dễ dàng kiểm soát đơn hàng để đảm bảo tính chính xác, tránh nhầm lẫn và sai sót.
In hóa đơn và phiếu vận chuyển
Tính năng này cho phép người dùng in hóa đơn bán hàng online hoặc phiếu vận chuyển ngay sau khi tạo đơn hàng trên hệ thống. Bạn có thể in nhiều hóa đơn cùng một lúc với chất lượng cao, đảm bảo độ sắc nét.
Hơn nữa, một số phần mềm cung cấp sẵn các mẫu hóa đơn để người dùng lựa chọn và tùy chỉnh các trường thông tin theo sở thích cá nhân.
Quản lý tồn kho
Khi sử dụng phần mềm đặt hàng, mọi đơn hàng phát sinh từ các kênh thương mại điện tử, Facebook sẽ được tự động đồng bộ với hệ thống, giúp cập nhật số lượng hàng tồn kho một cách chi tiết và chính xác theo thời gian thực.
Quản lý tồn kho
Ngoài việc theo dõi hàng tồn kho, một số phần mềm cung cấp danh sách các mặt hàng bán chạy, góp phần tăng doanh thu hoặc những sản phẩm tồn kho dưới mức cần thiết. Từ đó, chủ cửa hàng có thể dễ dàng đưa ra quyết định về việc nhập hàng mới và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.
Theo dõi doanh thu
Một tính năng nổi bật của phần mềm đặt hàng là khả năng theo dõi doanh thu, tương tự như phần mềm quản lý bán hàng thông minh. Người dùng có thể dễ dàng xem tổng số đơn hàng và doanh thu theo ngày cũng như so sánh doanh thu của các kênh khác nhau để hiểu rõ tình hình hoạt động của từng kênh và biết được kênh bán hàng nào đang hoạt động tốt.
Ngoài ra, trên mỗi kênh bán hàng có thể có nhiều gian hàng khác nhau, và phần mềm thông minh hỗ trợ quản lý tập trung tất cả các gian hàng đó trên nhiều kênh. Điều này cho phép chủ cửa hàng xem báo cáo so sánh về hiệu quả kinh doanh giữa các gian hàng, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.
Lưu trữ lịch sử làm việc
Tương tự như phần mềm quản lý công việc, phần mềm quản lý đơn đặt hàng cung cấp tính năng ghi lại lịch sử và hoạt động làm việc liên quan đến các đơn hàng, bao gồm cuộc gọi, cuộc họp và nhiệm vụ. Điều này cho phép lưu trữ toàn bộ dữ liệu quá khứ và hiện tại, tạo thuận lợi cho công việc trong tương lai.
Lưu trữ lịch sử làm việc
Hơn nữa, hệ thống cũng có khả năng ghi lại nhật ký thay đổi thông tin của đơn hàng, bao gồm thông tin về người cập nhật, nội dung sửa đổi và thời gian thực hiện. Điều này giúp người chủ có thể theo dõi mọi hoạt động của nhân viên và dễ dàng tra cứu trách nhiệm trong trường hợp xảy ra mất cắp, gian lận hoặc thất thoát.
Xuất và gửi kèm email
Từ hệ thống phần mềm thông minh, người dùng có thể dễ dàng xuất file để lưu trữ thông tin đơn mua hàng vào máy tính để có thể gửi file đính kèm, in ấn hoặc xem offline.
Bên cạnh đó, tính năng gửi email kèm đơn mua hàng cũng cho phép người dùng gửi email trực tiếp đến bất kỳ người nào mà họ muốn. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và mang lại tính chuyên nghiệp và tiện lợi cho quá trình giao dịch.
Trực tiếp kết nối với các đơn vị vận chuyển
Phần mềm quản lý đơn đặt hàng cho phép người dùng ghi lại thông tin về đối tác vận chuyển trên hệ thống và tự động kết nối với những đối tác này. Thông tin chi tiết về đối tác được ghi lại một cách đầy đủ trên hệ thống. Khi có đơn hàng, chủ cửa hàng có thể nhanh chóng kết nối với đối tác vận chuyển.
Điều này giúp người chủ dễ dàng quản lý các đơn hàng đang giao cũng như thanh toán cho các đối tác. Đặc biệt, các công cụ thông minh này có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm ứng dụng quản lý đơn hàng trên điện thoại di động, giúp người dùng theo dõi thông tin đơn hàng và kết nối với đơn vị vận chuyển mọi lúc, mọi nơi một cách dễ dàng.
Tự động thống kê phí giao hàng
Phần mềm đặt hàng tự động thống kê phí giao hàng và thu tiền khi giao (COD) cho mỗi đơn hàng, không cần nhân viên phải tính toán thủ công. Điều này giúp tối giản hóa quy trình giao hàng và cho phép chủ cửa hàng nhanh chóng thu hồi tiền, tránh tình trạng thất thoát hoặc gian lận gây tổn hại đến uy tín của cửa hàng. Tính năng này cũng hỗ trợ nhân viên giao hàng thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả.
Đừng bỏ lỡ: Top 12 phần mềm quản lý bán hàng giày dép tốt nhất hiện nay
4. Top các phần mềm quản lý đơn đặt hàng tốt nhất
Mento – Phần mềm quản lý đơn hàng, kho hàng online, offline
Mento là một phần mềm quản lý bán hàng và đơn hàng chất lượng, được nhiều doanh nghiệp trong ngành F&B và dịch vụ làm đẹp tin dùng. Phần mềm này được phổ biến trên thị trường kinh doanh hiện nay vì tính đa dạng của nó, phù hợp cho cả hình thức kinh doanh online và offline.
Mento – Phần mềm quản lý đơn hàng, kho hàng online, offline
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý bill Pancake Pos:
• Quản lý chi tiết trạng thái đơn hàng
Khách hàng và người quản lý đều có khả năng dễ dàng theo dõi trạng thái đơn hàng và hành trình vận chuyển một cách đầy đủ. Điều này giúp họ có sự linh hoạt trong việc sắp xếp thời gian của mình và tránh tình trạng chờ đợi không mong muốn.
• Kết nối trực tiếp với đơn vị vận chuyển
Được hỗ trợ bởi phần mềm Mento, việc kết nối các đơn hàng online với các đối tác vận chuyển như GrabExpress, Hola Ship, Vietnam Post,… trở nên dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi. Điều này mang lại nhiều lợi ích và ưu đãi hấp dẫn cho người dùng.
• Thông tin đơn hàng
Với sự hỗ trợ của phần mềm Mento, người quản lý có khả năng theo dõi và ghi nhận thông tin cũng như lịch sử mua hàng của khách hàng một cách chủ động. Điều này cho phép họ thực hiện các chính sách ưu đãi và chiến lược marketing nhằm thúc đẩy nhu cầu mua sắm của khách hàng.
• Thống kê doanh thu, báo cáo chi tiết hoạt động bán hàng
Phần mềm Mento có tính năng báo cáo doanh thu giúp giúp người quản lý thống kê chi tiết thông tin đơn hàng, sản phẩm, doanh thu, lợi nhuận theo từng ngày, tháng năm. Thông qua số liệu này, người quản lý còn có thể dễ dàng đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên.
KiotViet – Phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất và bán hàng
Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet là sản phẩm của Công ty Cổ phần Phần mềm Citigo, đã có nhiều năm kinh nghiệm trong việc phát triển phần mềm và làm việc với các chuyên gia trong lĩnh vực bán lẻ. Mục tiêu của KiotViet là mang công nghệ phục vụ cho các cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam và giải quyết các khó khăn trong quá trình quản lý bán hàng một cách đơn giản và tiết kiệm chi phí.
KiotViet – Phần mềm quản lý đơn hàng sản xuất và bán hàng
Giao diện của KiotViet được thiết kế hoàn toàn thân thiện với người dùng, dễ sử dụng ngay cả khi bạn không có kiến thức về công nghệ. Các mục lục được bố trí một cách hợp lý và dễ dàng thao tác. Màu sắc của phần mềm cũng được chọn một cách hài hòa và không gây chói mắt khi sử dụng.
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý đơn hàng KiotViet bao gồm:
- Tính năng quản lý đơn hàng trực tuyến trực tiếp, cho phép tìm kiếm và sắp xếp danh sách hóa đơn.
- Khả năng tìm kiếm, sắp xếp và quản lý hóa đơn một cách dễ dàng.
- Tính năng xuất và nhập danh sách hóa đơn dưới dạng file Excel.
- Hỗ trợ phần mềm chốt đơn hàng.
Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý bán hàng Shopee hiệu quả
Phần mềm quản lý đơn hàng online tốt nhất – Sapo GO
Sapo là một công ty Công nghệ được thành lập vào ngày 20/08/2008. Với sự tập trung và hướng đi rõ ràng, Sapo nhanh chóng đạt vị trí hàng đầu trong việc xây dựng nền tảng công nghệ hỗ trợ cho lĩnh vực bán lẻ. Cho đến tháng 12/2020, Sapo đã đồng hành cùng hơn 100.000 Doanh nghiệp và chủ kinh doanh trong hành trình phát triển của họ.
Phần mềm quản lý đơn hàng trực tuyến của Sapo đã trở nên rất phổ biến với nhiều người. Với giao diện hấp dẫn và nổi bật, nó giúp người dùng không thể lựa chọn sai khi sử dụng. Tông màu chủ đạo trắng và xanh dương tạo cảm giác dễ chịu và không gây khó chịu. Các tab công việc được phân chia một cách cụ thể và rõ ràng.
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý đơn hàng Sapo GO bao gồm:
- Tính năng quản lý Fanpage: Người dùng có thể kết nối không giới hạn số lượng Fanpage bán hàng để quản lý các bình luận và tin nhắn của khách hàng.
- Tạo đơn hàng và đẩy giao hàng ngay trên khung chat Facebook. Đơn hàng trực tuyến được tự động đồng bộ từ các nền tảng bán hàng về Sapo GO.
- Các trạng thái đơn hàng, trạng thái vận chuyển, thông tin khách hàng, giá sản phẩm, doanh thu đơn hàng đều được đồng bộ và quản lý tập trung tại Sapo GO.
- Xử lý đơn hàng tập trung tại một nơi duy nhất và theo dõi trạng thái vận chuyển.
MAYBANHANG.NET – Phần mềm quản lý đơn hàng đơn giản nhất
Maybanhang.net là một phần mềm quản lý bán hàng được cung cấp bởi EZ Solution – một công ty giải pháp công nghệ thông tin trong lĩnh vực bán lẻ, phân phối và dịch vụ, thành lập vào năm 2011. Với một đội ngũ kỹ sư trẻ đầy đam mê, sáng tạo và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bán lẻ và công nghệ thông tin, chúng tôi luôn cố gắng để mang lại giá trị hữu ích nhất cho khách hàng.
Phần mềm quản lý đơn hàng đơn giản nhất
Giao diện của phần mềm được thiết kế hoàn toàn thân thiện với người dùng, ngay cả khi bạn là người sử dụng lần đầu. Bố cục các mục lục được sắp xếp một cách hợp lý, dễ dàng thao tác. Màu sắc của phần mềm được chỉnh chu, hiển thị hình ảnh rõ ràng và to, giúp tăng tính dễ dàng trong quá trình sử dụng.
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý bill Maybanhang.net gồm:
- Phần mềm đơn giản và dễ sử dụng, đảm bảo người dùng có thể nắm bắt và thao tác thành thạo ngay từ lần đầu sử dụng.
- Dữ liệu được đảm bảo 100% an toàn. Với việc áp dụng công nghệ điện toán đám mây hiện đại, toàn bộ dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ trực tuyến.
- Quản lý đơn hàng theo thời gian thực, cho phép bạn theo dõi đơn hàng và doanh số kinh doanh ngay cả khi bạn không có mặt. Bạn chỉ cần kết nối với internet bằng bất kỳ thiết bị nào, bạn có thể theo dõi đơn hàng của mình và toàn bộ dữ liệu kinh doanh.
Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí – HTsoft.vn
Thương hiệu HTsoft đã trở thành một cái tên quen thuộc trong cộng đồng doanh nghiệp sau 8 năm không ngừng đổi mới và phát triển. Chúng tôi luôn khẳng định mình với tinh thần cải tiến, sáng tạo và tìm hướng đi mới để ngày càng phát triển mạnh mẽ. HTsoft cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phần mềm dựa trên hiểu biết về nghiệp vụ, khả năng công nghệ và kinh nghiệm thực tế, nhằm đáp ứng tối đa yêu cầu của khách hàng.
Giao diện của HTsoft được thiết kế rất thân thiện, nhằm mang đến trải nghiệm tốt nhất cho người dùng. Với phần mềm quản lý bill của HTsoft, người dùng có thể sử dụng một cách dễ dàng và tự tin. Giao diện được thiết kế dễ hiểu, phù hợp cho người mới sử dụng, và bố cục của các phân mục được sắp xếp một cách hợp lý.
Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý đơn hàng HTsoft bao gồm:
- Quản lý kho hàng và mua hàng
- Quản lý danh mục và phân nhóm hàng hóa
- Cho phép cấu hình làm việc theo 2 quy trình: Quy trình đầy đủ từ đơn đặt hàng sau đó được chuyển thành phiếu bán buôn/bán lẻ tương ứng
- Quản trị nhóm người dùng: cho phép thêm, sửa, xóa các nhóm người dùng trong hệ thống
- Quản lý thẻ khách và hạng thẻ của khách hàng
Trên đây Mento đã chia sẻ đến các bạn một số thông tin về phần mềm quản lý đơn đặt hàng và các tính năng nổi bật của nó. Chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ hỗ trợ và mang lại giá trị cho bạn đọc về vấn đề này!
